Tác giả: Dan Rossiter, Trưởng ngành Tiêu chuẩn Môi trường Xây dựng tại BSI
Khi môi trường xây dựng trải qua quá trình chuyển đổi kỹ thuật số, có một số khái niệm làm nền tảng cho sự chuyển đổi này. Trong khi BIM và quản lý thông tin (thông qua Khung BIM của Vương quốc Anh) và khả năng tương tác (thông qua GIIG) đã được khám phá chi tiết, siêu dữ liệu vẫn là một chủ đề tương đối mới.
Siêu dữ liệu, nói một cách đơn giản, là dữ liệu về dữ liệu. Khi xem xét siêu dữ liệu, nhiều chuyên gia môi trường xây dựng có thể nghĩ đến ISO 19650-1 (Quản lý thông tin bằng BIM. Các định nghĩa và nguyên tắc) tham chiếu siêu dữ liệu như một khái niệm cần thiết để hỗ trợ việc sử dụng môi trường dữ liệu chung. Nhìn thấy thuật ngữ được sử dụng ở đây, nhiều người có thể coi siêu dữ liệu là một chủ đề chuyên môn. Tuy nhiên, hầu hết mọi người đều không biết, tất cả các chuyên gia môi trường được xây dựng đều tạo và sử dụng siêu dữ liệu hàng ngày.
Đối với nhiều người, việc sử dụng siêu dữ liệu gần đây nhất của họ sẽ là khi họ gửi email lần cuối. Điều này là do email sử dụng tiêu đề được điền siêu dữ liệu (ví dụ: người gửi, người nhận, dấu thời gian) để cho phép gửi chúng. Ngoài ra, tất cả các tài liệu kỹ thuật được tạo ra như một phần của dự án hoặc để trải qua công việc bảo trì đều đầy rẫy siêu dữ liệu. Nói một cách đơn giản, bất cứ thứ gì được tìm thấy trong khối tiêu đề hoặc đầu trang hoặc chân trang của tài liệu đều có siêu dữ liệu. Ví dụ: một bản vẽ (data) sẽ có tiêu đề (dữ liệu về bản vẽ đó) và ngày phát hành (dữ liệu về bản vẽ đó). Rất may, hỗ trợ có sẵn cho những người muốn tận dụng tối đa siêu dữ liệu của họ.
Đối với siêu dữ liệu tài liệu kỹ thuật, có ISO 7200 (Trường dữ liệu trong khối tiêu đề và tiêu đề tài liệu). Tiêu chuẩn này chỉ định các trường dữ liệu bắt buộc và tùy chọn cho các khối tiêu đề và tiêu đề tài liệu. Khi làm như vậy, nó cung cấp tên nhất quán cho từng trường, cũng như độ dài ký tự được đề xuất của nó. Ngoài ra, tiêu chuẩn cung cấp một số khối tiêu đề ví dụ phù hợp với các quy định của tiêu chuẩn và hoạt động tốt với ISO 5457 (Kích thước và bố cục của bảng vẽ). Ví dụ về các trường bắt buộc bao gồm: Chủ sở hữu hợp pháp; số nhận dạng; Ngày cấp; và Tiêu đề. Ví dụ về các trường tùy chọn bao gồm: Chỉ mục sửa đổi; Tình trạng tài liệu; và Mã ngôn ngữ. Như vậy, ISO 7200 cung cấp một tập hợp các trường hữu ích cho một tổ chức, chẳng hạn như thực hành thiết kế kiến trúc, để tạo ra các tài liệu kỹ thuật làm giàu siêu dữ liệu. Bất kể sự trưởng thành kỹ thuật số của một tổ chức, việc sử dụng siêu dữ liệu nhất quán trên tài liệu sẽ cải thiện khả năng khám phá, sử dụng và quản lý của họ.
Đối với các tổ chức trưởng thành hơn, có EN 82045-2 (Các yếu tố siêu dữ liệu và mô hình tham chiếu thông tin). Trong khi sê-ri EN 82045 tập trung vào quản lý tài liệu nói chung, phần 2 tập trung vào siêu dữ liệu theo cách làm cho nó có thể đọc được bằng máy thông qua việc áp dụng mô hình tham chiếu thông tin dựa trên EXPRESS. Khi làm như vậy, EN 82045-2 đã lấy siêu dữ liệu từ ISO 7200 (và các tiêu chuẩn khác) và đã xác định cho từng yếu tố siêu dữ liệu:
- Mã định danh;
- Nhãn tiếng Anh (có từ đồng nghĩa);
- Định nghĩa;
- Giá trị xác định trước (nếu có); và
- Mô hình Express.
Ví dụ: "Số nhận dạng" từ ISO 7200 có mã định danh "DocumentID".
Dữ liệu này về siêu dữ liệu (siêu dữ liệu?) cho phép các tổ chức và phần mềm khác nhau sử dụng cùng một trường dữ liệu để quản lý tài liệu tương ứng của họ. Do đó, nếu hai tổ chức và phần mềm cho phép của họ áp dụng EN 82045-2, các tài liệu có thể được chia sẻ mà không bị mất dữ liệu; nâng cao tốc độ, chất lượng, hiệu quả trao đổi thông tin giữa các tổ chức.
Bất kể một tổ chức trưởng thành về mặt kỹ thuật số như thế nào, tất cả nhân viên của tổ chức sẽ sử dụng siêu dữ liệu hàng ngày. Như vậy, lợi ích hữu hình có thể đạt được từ việc khai thác sức mạnh của siêu dữ liệu này để hỗ trợ quản lý tài liệu, cũng như các ứng dụng tiên tiến hơn như trong BIM và quản lý thông tin, phương pháp tiếp cận tập trung vào cơ sở dữ liệu, cũng như trong cặp song sinh kỹ thuật số. Những lợi ích như vậy bao gồm làm cho tài liệu và các vùng chứa thông tin khác dễ tìm, di chuyển (trong một tổ chức) và trao đổi (bên ngoài một tổ chức), cũng như dễ dàng hơn để duy trì và quản lý. Khi làm như vậy, một tổ chức có thể chuyển đổi siêu dữ liệu của mình từ ác tính sang tuyệt vời.
