GAP Analysis dla procesów specjalnych w pigułce

Czym jest „GAP Analysis dla procesów specjalnych”?

Jest to obiektywna ocena gotowości procesu wdrożonego w organizacji do spełnienia wymagań normy lub specyfikacji procesowej. A jeszcze krócej i prościej – jest to analiza różnic pomiędzy stanem wymaganym a stanem rzeczywistym. Przeprowadzenie dobrej analizy różnic może zaoszczędzić nam czas oraz pieniądze w procesie sfinalizowania wdrożenia procesu specjalnego.

Analizę taka możemy przeprowadzić przy użyciu własnych wewnętrznych zasobów lub za pomocą zewnętrznego niezależnego konsultanta lub auditora, który obiektywnie porówna nasz stan obecny do mających zastosowanie wymagań, a niekiedy nawet naprowadzi nas na właściwe zrozumienie i spełnienie wymagań.

Czym Gap Analysis różni się od Auditu?

Analiza różnic może być procesem bardziej szczegółowym od auditu, który możemy przeprowadzić na zasadzie próbkowania. Można jednak te dwa procesy połączyć ze sobą.

W realizację analizy różnic możemy włączyć zespół ekspertów, niekoniecznie będących auditorami, który punkt po punkcie będzie przyrównywał kolejne wymagania ze specyfikacji do stanu obecnego. Wynikiem analizy różnic będzie od razu szczegółowy raport i plan działań z przypisaniem odpowiedzialności oraz terminów realizacji, a nie tylko stwierdzenie niezgodności w przypadku nie spełnienia określonych wymagań.

Dobrze udokumentowana analiza różnic znacząco pomoże nam w przypadku konieczności późniejszego potwierdzenia zgodności procesu z wymaganiami, podczas auditu zatwierdzającego np. klientowskiego lub auditu innej niezależnej jednostki certyfikującej. Dodatkowo zmniejszy ryzyko lub uchroni nas przed wysokimi kosztami poniesionymi w sytuacji negatywnego wyniku auditu spowodowanego nieefektywnym przygotowaniem.

Niektóre organizacje auditujące oraz Klienci przed przystąpieniem do auditu zatwierdzającego proces wręcz wymagają wcześniejszego przeprowadzenia i szczegółowego udokumentowania a następnie zaprezentowania analizy różnic. Przykładem takiej organizacji jest Performance Review Institute wykonująca tzw. audity Nadcap. Przed przystąpieniem do auditu, Auditowany jest zobowiązany do przedstawienia Auditorowi udokumentowanego pakietu audytowego, zawierającego odpowiedzi na pytania list kontrolnych i przywołane szczegółowe konkretne komentarze oraz dowody obiektywne potwierdzające spełnienie wymagań. PRI rekomenduje ...

Przeczytaj pełną treść artykułu Piotra Bieni po wypełnieniu formularza poniżej