Audits BSI de sécurité alimentaire pendant la pandémie de coronavirus (COVID-19)

Pour les sites opérationnels où les audits physiques ne peuvent pas avoir lieu et où le fait de ne pas effectuer d'audit entraînera l'expiration d'un certificat, avec l'approbation de la direction du système BSI, le certificat du site sera prolongé de six mois. Les prolongations seront approuvées par le gestionnaire du programme BRCGS de BSI et seront basées sur des évaluations documentées des risques sur huit heures qui couvriront :

1. Historique de la certification
2. Le plan d'intervention d'urgence COVID-19 du site
3. Audits internes
4. Changements significatifs
5. Réclamations, rappels et retraits des clients
6. Réunions de gestion

Les non-conformités peuvent toujours être soulevées et doivent être traitées par le site selon le calendrier standard de clôture de la BRCGS.

Une fois que le site sera accessible, l'audit complet sur place devra avoir lieu comme d'habitude

BRCGS Packaging: Si votre site est certifié selon l'enjeu 5, l'évaluation des risques sera effectuée en fonction de l'enjeu 5. Lorsque les restrictions de voyage sont levées, un audit complet de l'enjeu 6 doit être effectué sur place dès que possible.

BRCGS Gluten Free: Si votre site utilise un programme tiers qui permet des audits à distance pour étayer le GFCP, le principe d'audit à distance du tiers peut être utilisé.

Audits non annoncés: Tous les audits non annoncés sont suspendus et se dérouleront comme les audits annoncés.

Nouveaux clients ou transferts: BSI ne peut pas accepter de nouveaux clients ou des clients transférés sans une visite sur place. Par conséquent, les clients en cours de transfert doivent retourner à leur organisme de certification d'origine.

En fonction de l'étape où vous vous trouvez dans le cycle de certification ou d'audit, BSI applique différentes techniques aux sites situés dans des endroits où les déplacements et/ou l'accès sont restreints.

Audits de certification: selon les circonstances, les audits de certification seront soit reportés de six mois au maximum, soit effectués à l'aide d'une technologie d'audit à distance. Pour pouvoir bénéficier d'un audit à distance, votre organisation devra démontrer à l'avance à BSI que votre site a la capacité technologique de prendre en charge les audits à distance.

Audits de recertification: si une évaluation des risques montre un faible niveau de risque associé à l'utilisation de la technologie d'audit à distance, c'est ainsi que votre audit sera mené. Un audit sur place sera toujours nécessaire lorsque les restrictions de déplacement et/ou d'accès seront levées. Si les résultats de l'évaluation des risques ne suggèrent pas que l'audit à distance est approprié, votre certificat peut être prolongé jusqu'à six mois selon les circonstances.

Audits de certification: selon les circonstances, les audits de certification seront soit reportés de six mois au maximum, soit effectués à l'aide d'une technologie d'audit à distance. Pour pouvoir bénéficier d'un audit à distance, votre organisation devra démontrer à l'avance à BSI que votre site a la capacité technologique de prendre en charge les audits à distance.

Audits de surveillance: si une évaluation des risques montre un faible niveau de risque associé à l'utilisation de la technologie d'audit à distance, c'est ainsi que votre audit sera mené. Un audit sur place sera toujours nécessaire lorsque les restrictions de déplacement et/ou d'accès seront levées. Si les résultats de l'évaluation des risques ne suggèrent pas que l'audit à distance est approprié, votre certificat peut être prolongé de six mois maximum en fonction des circonstances.

Audits de recertification: si une évaluation des risques montre un faible niveau de risque associé à l'utilisation de la technologie d'audit à distance, c'est ainsi que votre audit sera mené. Un audit sur place sera toujours nécessaire lorsque les restrictions de déplacement et/ou d'accès seront levées. Si les résultats de l'évaluation des risques ne suggèrent pas que l'audit à distance est approprié, votre certificat peut être prolongé jusqu'à six mois selon les circonstances.

Si votre audit Costco est normalement effectué au moyen d'un addendum Costco à une norme de l'IMSA, si cette dernière autorise les audits à distance, votre audit annuel de recertification de l'addendum Costco sera effectué à distance. La façon dont chaque propriétaire de programme de l'IMSA gère les restrictions de voyage varie, mais actuellement, elles comprennent des périodes de prolongation de certificat, des audits à distance et des reports d'audit.

Si votre entreprise a mis en place une politique de non-visite, vous devez envoyer votre politique par courriel à FSA@costco.com et foodglobal.admin@bsigroup.com pour que votre audit soit reporté de trois mois.

Si votre entreprise a temporairement fermé, votre audit peut être reporté, mais vous êtes tenu de le signaler dans un courriel adressé à FSA@costco.com et au responsable du service clientèle BSI de votre pays. Vous devez également indiquer la date à laquelle vous prévoyez de reprendre la production.

Pour les sites opérationnels où les audits physiques ne peuvent pas avoir lieu et où le fait de ne pas effectuer d'audit entraînera la suspension ou l'expiration du certificat, les mesures à prendre seront basées sur une évaluation des risques. L'évaluation des risques déterminera si le site certifié a développé/ajusté ses procédures et ses opérations pour assurer la conformité continue au régime FSSC et la fourniture de produits sûrs.

L'évaluation documentée des risques sera examinée:

• L'histoire du système de gestion de la sécurité alimentaire de la FSSC
• Toute activité de mise en conformité ou procédure judiciaire en cours
• La situation actuelle et future de votre organisation selon l'IAF ID3:2011
  • Préparation et réponse aux situations d'urgence, y compris l'impact du  COVID-19, notamment les changements apportés aux processus ou aux services externalisés à la suite de l'épidémie de COVID-19

• Évaluation des performances :
• Situation de vos objectifs en matière de SGSF
• État des performances des processus clés, y compris, mais sans s'y limiter, le suivi et les actions correctives des PPRO et des CCP
• Revue de direction
• Audits internes : tout au long de la pandémie, il est prévu que les organisations certifiées augmentent la fréquence des audits internes pour soutenir le SGSF et garantir la sécurité alimentaire
  • Les plaintes des clients ainsi que les rappels et retraits de produits

Le résultat de votre évaluation des risques déterminera la marche à suivre à court terme et établira des limites.

Audits de surveillance

Résultat à faible risque: votre certificat v4.1 sera maintenu et votre audit de mise à niveau vers la version 5 de surveillance sera reporté de six mois au maximum au cours de l'année civile. Le délai entre les audits de 2019 et 2020 ne peut pas dépasser 18 mois. L'exception s'appliquera également au premier audit de surveillance suivant une première certification.

Résultat à haut risque: votre certificat v4.1 sera suspendu.

Audits de recertification

Résultat à faible risque: votre certificat v4.1 sera prolongé de six mois au maximum. Votre audit complet de re-certification v5 doit être réalisé dans la fenêtre de prolongation de la validité, avec un délai suffisant pour achever le processus de certification et avant l'expiration du certificat prolongé. Les dates de vos nouveaux certificats V5 doivent être alignées sur le cycle de certification en cours.

Résultat à haut risque: votre certificat v4.1 sera suspendu.

La possibilité de prolonger de douze mois les certifications GlobalG.A.P. fait déjà partie du système GLOBALG.A.P. Pour aider à compenser les difficultés de déplacement et/ou d'accès présentées par COVID-19, celle-ci peut être prolongée de six mois en fonction d'une évaluation des risques.

Dans certaines circonstances, cette extension ne peut pas être utilisée, notamment si :

1. Votre site ne produit actuellement aucun produit et, pendant la période de prolongation, vous ne prévoyez pas de vendre de produits et la prochaine récolte prévue ne commencera pas avant la fin de la prolongation de six mois.
2. Vous n'avez pas confirmé à BSI que votre site poursuivra la certification après l'extension.
3. Votre site fait l'objet d'une plainte qui doit être examinée sur place.

Mesures correctives : si vous pouvez apporter la preuve qu'il n'est pas possible de présenter des mesures correctives dans le délai normal de 28 jours, une prolongation supplémentaire de 28 jours peut être accordée.

La manière dont les audits ISO 22000 sont gérés dépend du type d'audit prévu.

Les audits de la première étape peuvent être réalisés à distance, mais l'audit de certification de la deuxième étape doit avoir lieu dans les six mois suivant la première étape.

Les audits de la phase 2 doivent être effectués dans les six mois suivant l'audit de la phase 1, mais les audits à distance ne sont pas autorisés.

Les audits de surveillance peuvent être reportés jusqu'à 6 mois à compter de la date d'audit prévue, mais doivent avoir lieu avant le 31 décembre 2020. Pour pouvoir bénéficier de ce report, une évaluation des risques menée par BSI et aboutissant à une note de risque faible doit être effectuée.

Les audits de recertification peuvent être reportés jusqu'à 6 mois par rapport à l'audit prévu. Pour être pris en compte pour le report, il faut un entretien à distance et une évaluation des risques de BSI qui n'identifie pas de problèmes majeurs. Cette activité ne remplace pas l'audit réel qui aura toujours lieu après le report.

McDonald's propose diverses solutions dans le cadre de son programme d'audit des fournisseurs.

SQMS Si votre audit SQMS est normalement réalisé en utilisant un addendum SQMS à une norme GFSI, si cette norme GFSI autorise les audits à distance, votre audit SQMS sera réalisé à distance. Si votre entreprise n'est pas auditée au moyen d'un addendum au programme de l'IMSA et qu'un audit physique sur place ne peut avoir lieu, votre audit peut ou pourrait reporté de 90 jours. Veuillez noter que la période de 90 jours sera réévaluée au fur et à mesure de l'évolution de la pandémie.

Les audits DQMP et GAP ont été reportés de 90 jours. Veuillez noter que la période de 90 jours sera réévaluée au fur et à mesure de l'évolution de la pandémie.

Les audits de BPF de catégorie 1 non annoncés seront effectués comme les audits annoncés.

Les nouveaux fournisseurs dans le processus d'embarquement chez McDonald's doivent encore satisfaire aux exigences habituelles d'embarquement pour le moment.

La manière dont les questions de déplacement et/ou d'accès sont gérées pour les sites P&C de la RSPO dépend du stade auquel vous en êtes dans la certification de votre site.

Audits initiaux : sont reportés jusqu'à ce que les restrictions de voyage et/ou d'accès et les audits sur place puissent avoir lieu.

Audits de surveillance et de recertification : peuvent être reportés jusqu'à six mois. Le total de six mois est constitué de la prolongation régulière de trois mois de la licence, plus trois mois supplémentaires. Pour bénéficier des trois mois supplémentaires, un audit à distance est nécessaire. L'audit à distance ne remplace pas l'audit sur place, il ne fait que reporter la période totale de six mois.

Audits à distance de la RSPO :

• Ne sera pas utilisé lorsque et où des audits sur place sont possibles
• Ne peut avoir lieu qu'après l'expiration de la prolongation normale de trois mois, mais doit avoir lieu avant la fin de la période prolongée de trois mois
• Se concentrera sur :

1. La liste des indicateurs de P&C de la RSPO identifiés par le secrétariat de la RSPO qui peuvent être audités à distance et toute non-conformité majeure doit être clôturée dans les délais prévus dans le RSPO P&C 2018 ou avant la soumission de la demande d'extension de licence (si cela n'est pas fait, le certificat sera suspendu jusqu'à ce qu'un audit sur place puisse avoir lieu)
2. Évaluer la documentation à l'appui du statut de toute non-conformité en suspens de votre audit précédent.

Si une interdiction de voyager est en vigueur et qu'elle a un impact sur votre site, la RSPO autorise actuellement les audits à distance pour les audits de certification initiale, de surveillance et de recertification. Lors des audits à distance, l'examen de la documentation (y compris l'achat et la vente de matériel certifié) sera effectué conformément aux exigences de la norme de la RSPO sur la chaîne d'approvisionnement. La gestion de PalmTrace, y compris l'extension de licence, sera effectuée conformément à la pratique actuelle.

BSI peut soumettre une demande formelle à SQF pour que le changement soit effectué dans un délai maximum de six mois à la date de votre audit. Pour étayer notre demande au SQF, nous devons inclure une évaluation des risques documentée, réalisée par un auditeur qualifié pour le SQF.

L'évaluation des risques sur quatre à huit heures sera axée sur :

• Le niveau de risque associé à l'octroi du changement de date d'audit est suffisamment faible
• Un examen des documents qui soutient de manière adéquate la notation du niveau de risque de faible

Audits non annoncés : Les sites qui en sont à la troisième année de leur cycle d'audit et qui nécessitent un audit non annoncé peuvent passer à un audit annoncé prévu pour 2020 et avoir l'audit non annoncé obligatoire en 2021 en le notifiant à BSI.

Audits de surveillance : ils peuvent être effectués à distance si votre évaluation des risques est faible et indique que votre site peut prendre en charge ce service, sinon l'alternative est de demander une prolongation de six mois de la date de l'audit de surveillance.

Woolworths met régulièrement à jour ses processus.

Les informations fournies ici ne s'appliquent qu'aux types d'audit WSE suivants : WSE Food Manufacturing Standard, Industry Standards (Planchers de calibrage des œufs et de la viande - Opérations d'emballage prêt à la vente au détail, Feedlot cattle Australia, Fournisseurs de services), Woolworths Liquor, Woolworths Produce Standard, HARPS, WSE Consumer Goods Program et Woolworths Ethical.

Si votre audit WSE est prévu d'ici au 30 juin 2020, les dispositions suivantes s'appliquent à votre site.

Si aucune restriction n'empêche la visite d'un auditeur du BSI, votre audit aura lieu sur place comme prévu.

S'il existe des restrictions qui empêchent un audit sur place :

1. Un audit à distance sera envisagé et aura lieu si votre organisation et BSI sont d'accord.
2. Si un audit à distance n'est pas possible, un spécialiste de la qualité Woolworth's (WQS) effectuera une évaluation des risques selon l'option appropriée ci-dessous (a, b, c ou d)

a) Fréquence d'audit annuelle, base de l'ICFG (acceptée ou non par Woolworths)

Le WQS pertinent évaluera les risques liés à l'historique d'audit de votre site ainsi que les plaintes et les tendances en matière de rappel et de retrait. Les sites dont l'examen a été couronné de succès bénéficieront d'une prolongation de six mois. Si votre examen est infructueux, un WQS vous contactera pour vous exposer les exigences en matière d'audit, ce qui peut nécessiter la réalisation d'un audit à distance.

b) Fréquence d'audit semestrielle, base GFSI (acceptée ou non par Woolworths)

Le WQS pertinent évaluera les risques liés à l'historique d'audit de votre site ainsi que les plaintes et les tendances en matière de rappel et de retrait. Les sites dont l'examen est réussi bénéficieront d'une prolongation de trois ou six mois. La durée de cette prolongation sera déterminée par la qualité de vos performances. Si votre examen est infructueux, un WQS vous contactera pour vous exposer les exigences en matière d'audit, ce qui peut nécessiter la réalisation d'un audit à distance.

c) Base d'excellence des fournisseurs de Woolworths (autonome) et régime australien harmonisé pour les produits de détail (HARPS)

Le WQS pertinent évaluera les risques liés à l'historique d'audit de votre site ainsi que les plaintes et les tendances en matière de rappel et de retrait. En fonction des résultats de l'examen, vous devrez soit subir un audit sur place ou à distance, soit votre certificat sera prolongé pour une période de trois ou six mois.

d) Woolworths FoodCo. Asie WSE

Si votre organisation est une FoodCo. Asia (FCA), FCA gère chaque fournisseur au cas par cas, en accordant une autorisation d'extension en conséquence.