事例紹介:Entropy導入
日本アスペクトコア株式会社

日本アスペクトコア様

BSI ジャパンは、認証審査サービスだけでなく、お客様の課題解決のためのソリューションツールも提供しています。
Entropy™(エントロピー)は、様々な業務の管理・運用をweb で一元管理し、効果的なマネジメントシステムを低コストで管理運用するための、クラウド型マネジメントシステム運用支援ツールです。
今回はこのEntropy™(エントロピー)を日本国内でいち早く導入いただき、実際の審査の際にもご活用いただいた日本アスペクトコア株式会社様に、導入のきっかけや経緯、今後の展望などについてお話を伺いました。


-簡単に御社のご説明をお願いいたします。

私達は、情報サービス産業界におけるひとつのアスペクト(局面)のコア(中心)として経済・社会・文化の創造発展に貢献するべく、『お客様のビジネスプロセスを支援するアウトソーシングサービス企業』として、ドキュメントソリューション、カストマーサービスソリューション、文教支援ソリューション、オフィスソリューションを中心に事業を展開しています。(ホームページ:https://www.aspectcore.co.jp/

 

Entropy™(エントロピー)の導入に至った背景やきっかけ、目的をお聞かせ下さい。

実はずっとこのような効率化のツールを探していました。
マネジメントシステムの運用においては、特に内部監査等の現場の負荷がなかなか経営陣に伝わりづらいところがあります。また多くの社員が現場へ派遣や出向をしており、拠点数もかなり多いことから、内部監査のレポーティング等も社内便が飛び交い大変煩雑です。
やはり効率的でオンタイムな情報共有が必要と考えていた時、BSI さんの営業の方からこのようなツールがあるとお聞きし、見せていただくとまさに当社が求めているツールだったのです。全てのモジュールが大変魅力的でしたが、費用面も考慮し、まずは内部監査のモジュールから始めようかと検討を始めたところ、当社社長からも直接導入を進めるよう指示がありました。トップが必要性を理解していたのが、早い導入決定に繋がりましたね。(執行役員 川松政則様)

~一番初めに是正の管理に着目されたのが非常に良かったですよね。Entropy を非常に良い形で使い始めていただけたように思います。(BSI 担当者)

 

日本アスペクトコア様

▲ 日本アスペクトコア株式会社 執行役員 全社品質保証担当 クオリティマネジメント部長 川松政則 様

 

構築や取組みで工夫した点、特徴、ご苦労などがございましたらお聞かせ下さい。

私達の課題も要望も全てオープンに共有して構築してきたのが本当に良かったと思っています。BSI さんも陰に日向に協力して下さり助かりました。また、手前味噌ですがマニュアルは本当に良く出来ていると思います。この点はメンバーに恵まれました。橋本はいつもこのようなマニュアルを作成する仕事をしていますので、非常に良いものを作ってくれました。本件は当社としても業務プロセスを見直す良い機会になりました。(執行役員 川松政則様)

日本アスペクトコア様

▲ 日本アスペクトコア株式会社 営業本部 クオリティマネジメント部 テクニカルチーフ 橋本珠実 様

大抵はどのマニュアルも、そのシステムの目線で出来ています。でも、それでは現場で使えないのです。運用面も含め、業務としてそのまま使えるマニュアルをいつも作り直していましたので、今回は初めからそのように作りました。メンバー同士でも随分読み合わせをし、手直しも重ねました。マニュアルが出来てから実際にローンチするまでは2 か月程、徹底的に教育を行いました。(テクニカルチーフ 橋本珠実様)

 

Entropy™(エントロピー)を導入したことによる成果・利点は何でしょうか?

他の内部監査員から、「自分が監査していない部分も見られるのが良い」というフィードバックがありました。そのような共有が出来たことはとても良かったと思います。また、事務局としては期日管理が自動で可能になった点がとても助かっています。一覧表を作っても毎日確認できるわけでは無くやはりどうしても見落としが出てきますので、このツールのお陰で随分と助かっています。(テクニカルチーフ 棟居康男様)

日本アスペクトコア様

▲ 日本アスペクトコア株式会社 営業本部 クオリティマネジメント部 テクニカルチーフ 棟居康男 様 様

今までは監査リーダーによって監査項目のばらつきがあったように思います。その時の状況によって質問項目を委ねており、これは監査員の主体性が認められる点では良かったのですが、どうしても監査に偏りが見られました。しかしこのEntropy™導入により、適切な項目を入れなければ先に進めなくなり、必要な部分は必ず質問できるようになった。これは大きなメリットだと思っています。(内部監査室 室長 加藤茂男様)

日本アスペクトコア様

▲ 日本アスペクトコア株式会社 内部監査室長 加藤茂男 様

Entropy™は、マネジメントシステムだけに使うには勿体ないツールです。社内全体の内部監査にも使えますし、組織を跨いだクロス監査や、各マネージャが現場へ赴き点検する際にも使えます。業務委託先に対する二者監査も近年は頻度が増えているので、そのような際にも使えると思います。勿論一気に実施すると事務局に負担がかかるのでスキームを考える必要がありますが、本当に広範囲に使えると思います。(執行役員 川松政則様)

 

今後の展開と目標をお聞かせ下さい。

内部課題と外部課題を明確にし、単に品質やサービスにフォーカスするのでなく、経営全体に影響のあるリスクと機会を課題化し、それに貢献できる内部監査や是正をしていきたいですね。そうすると、規格の監査なのか業務監査なのか等の垣根もなくなっていくはずです。ちょうど規格も改定され、そのような流れになっており、既に運用している他規格とPAS 99 で統合したいと考えています。もっと生産性を上げ、スリム化を図りたいのです。マネジメントシステム審査や内部監査、事務局などはどうしても黒子と思われがちですが、経営にとって本当に重要で効果がある取組みであるという事をもっと示していく必要があります。実際そのような取り組みがしっかりしていないと、もはや企業は生き残っていけないと考えています。(執行役員 川松政則様)

 

本日はありがとうございました。

~インタビュー中もメンバーの皆様の日頃からの協力体制や連帯感をとても感じられ、マネジメントシステムを中心として様々な業務効率を上げるために常に真摯に取り組まれていることを感じました。(※役職名は取材当時のものを記載)


マネジメントシステム規格を策定しているBSI が開発したソリューションツールであるEntropy™(エントロピー)は、法規制の管理、文書管理、教育管理、内部監査、リスク管理、目標管理、そしてタスク管理が行えるweb ベースのソフトウェアサービスです。ガバナンスの確立とコンプライアンス強化を図りつつ、業務の進捗状況を可視化させ、業務効率を上げ、お客様の課題解決と更なるExcellence のお手伝いをいたします。

Entropyについて、詳しくは是非こちらをご覧ください。