Dokumenten- und Informationsmanagement im Bauwesen

Dokumenten- und Informationsmanagement mit BIM

Nach der Veröffentlichung der BS EN ISO 19650-Reihe haben viele Organisationen damit begonnen, gute Praktiken für das Informationsmanagement einzuführen. Dabei ist es wichtig zu verstehen, dass BS EN ISO 19650 und die anderen Normen, die sich auf die Gebäudedatenmodellierung (BIM) beziehen, durch eine Vielzahl von anderen formalisierten Normen für gute Praktiken unterstützt werden. Daher ist es wichtig sicherzustellen, dass die gute Praktiken ganzheitlich betrachtet wird. Ein Beispiel ist die Betrachtung des Informationsmanagements im Kontext des Dokumentenmanagements.

Informationsmanagement und BIM

Seit den 1980er Jahren haben sich alle Industriezweige von manuellen Praktiken zu computergestützten oder automatisierten Praktiken gewandelt. Damit änderte sich auch die Art und Weise, wie wir mit diesen Dokumenten umgehen, denn wir verwalten keine physischen Kopien mehr, sondern Dokumente in elektronischer Form.

Die Vorteile von Informationsmanagement

BS EN 82045-1 skizziert mehrere Vorteile der elektronischen Dokumentenverwaltung, darunter:

  • Effizientes Suchen und Abrufen
  • Schnelle und direkte Weitergabe von Änderungen
  • Automatische Arbeitsabläufe
  • Bereitstellung von Dokumentensammlungen über verwandte Informationen
  • Reduzierter Verwaltungsaufwand
  • Unterstützung des Austauschs von Informationen
  • Unterstützung der kollaborativen Zusammenarbeit

Um diese Vorteile zu erreichen, ist das elektronische Dokumenten- und Informationsmanagement auf die Möglichkeit angewiesen, Dokumente mit Metadaten zu versehen.

Metadaten von Dokumenten und Informationen

"Metadaten sind definiert als: Daten über Daten oder Datenelemente"

(QUELLE: ISO 2382:2015, 2121505)

Einfach ausgedrückt: Dokumenteigenschaften wie: Autor, Erstellungsdatum und Name über das Dokument selbst und nicht über den Inhalt; das macht sie zu Metadaten. Durch die Verwendung von Metadaten können die oben beschriebenen Vorteile erreicht werden, da Dokumente danach gesucht werden können, wann sie erstellt wurden, wer sie produziert hat oder wie sie heißen. Typischerweise werden Metadaten in der Bauindustrie in drei Instanzen aufgezeichnet:

  1. Als sichtbarer Teil der Präsentation eines Dokuments. BS ISO 7200 spezifiziert die obligatorischen und optionalen Eigenschaften, die in jeder technischen Dokumentation enthalten sein sollten, entweder in einem Titelblock oder im Dokumentenkopf. Zum Beispiel, Eigenschaften wie: Eindeutige Identifikation, Ersteller, Freigabeberechtigter und Ausgabedatum sind allesamt obligatorische Eigenschaften.
  2. Zugehörigkeit zu einem Dokument innerhalb eines Verzeichnisses oder eines Dokumentenmanagementsystems. BS EN 82045-2 spezifiziert Good-Practice-Dokumenteneigenschaften und ihre zugehörigen Attribute zur Unterstützung des maschineninterpretierbaren Austauschs.
  3. Assoziiert mit einem Dokument innerhalb einer gemeinsamen Datenumgebung. BS EN ISO 19650-2 spezifiziert, dass Informationscontainer (Dokumente) eine eindeutige Identifikation, eine Revision, einen Status und eine Klassifizierung sowie eine Methode des kontrollierten Zugriffs auf Dokumentenebene zugeordnet haben sollten.

Ein Beispiel der zu erfassenden Eigenschaften ist hier unten dargestellt:

Eigenschaften von Metadaten im Bauwesen

Organisatorische Ansätze zur elektronischen Dokumentenverwaltung sollten mindestens diese Informationen erfassen, um sicherzustellen, dass sie ihre Dokumentation effektiv verwalten können. Es wird auch empfohlen, diese Informationen als Teil der Dokumentendarstellung sowie als mit dem Dokument verknüpft zu erfassen, um die Sichtbarkeit zu gewährleisten, wenn das Dokument sein jeweiliges direktes System oder seine Umgebung verlässt. Zum Beispiel, wenn das Dokument gedruckt wird.

Identifikation des Dokuments:

Innerhalb der Bauindustrie spezifiziert BS EN ISO 19650-2, Nationaler Anhang, eine Konvention zur Erzeugung einer eindeutigen Dokumentenkennung, die zusätzlich zu den oben aufgeführten Eigenschaften und Informationen erfasst.

In Anerkennung der Tatsache, dass Informationen wie der Titel eines Dokuments (z. B. Vorgeschlagener Erdgeschossplan) und der Typ eines Dokuments (z. B. Übersichtszeichnung) obligatorische Metadateneigenschaften sind, wendet die Konvention BS EN ISO 19650-2 projektspezifische Informationen an, um die Suche und das Wiederauffinden sowie die Fähigkeit, Dokumentensammlungen zu einem verwandten Thema zu erstellen, weiter zu erleichtern. Unter Verwendung der folgenden sechs Eigenschaften und eines Unterscheidungszeichens innerhalb eines einzelnen Feldes, das durch ein Symbol begrenzt wird:

Identifikation des Dokuments

  • Projekt: Auf welches Projekt bezieht sich dieses Dokument
  • Ersteller: Welche Organisation hat dieses Dokument erstellt
  • Funktion: Auf welchen Teil des Projekts bezieht sich dieses Dokument
  • Räumlich: Wo innerhalb der Projektgrenzen bezieht sich dieses Dokument
  • Form: Wie wird die Information in diesem Dokument dargestellt?
  • Fachgebiet: Auf welche technische Disziplin bezieht sich dieses Dokument
  • Nummer: Eine fortlaufende Nummer, um die Gesamt-ID eindeutig zu machen

Zusammenfassung von Dokumenten- und Informationsmanagement im Bauwesen:

Durch die Anwendung der Good-Practice-Prinzipien des Dokumenten- und Informationsmanagements kann eine Organisation mehrere Produktivitätsvorteile in Bezug auf das Suchen, Abrufen, Verwalten und Zusammenstellen von Informationen erzielen. Durch die Anwendung der Good-Practice-Prinzipien des Informationsmanagements kann eine Organisation diese Vorteile weiter steigern, indem sie die Menge der verfügbaren Metadaten zu jedem Dokument effektiv erhöht.

Die Anwendung sowohl des Dokumentenmanagements als auch des Informationsmanagements bedeutet, dass ein Dokument einen größeren Wert hat als die Summe seiner Eigenschaften.

Dan Rossiter, Sektorleiter bei BSI

 

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