Digitalize - Veränderung eines Prozesses durch Einbindung digitaler Technologien
Im Unterschied zum Digitize wurde ein Prozess durch die Einbeziehung digitaler Technologien digitalisiert. Zum Beispiel wurde durch die Verknüpfung von Metadaten (Daten, die Informationen über Merkmale anderer Daten enthalten) auf Dokumente, die in Ihrem Büro aufbewahrt werden, der Prozess des Speicherns, Verwaltens und Abrufens dieser Dokumente digitalisiert.
Anstatt durch unzählige Ordner und Unterordner zu navigieren, können die Dokumente anhand der zu ihnen gespeicherten Informationen gefunden werden. Normen wie BS EN 82045-2 bieten eine Spezifikation dafür, welche Metadaten aufgezeichnet werden können und wie sie aufzuzeichnen sind; sie stimmen mit anderen Normen wie BS EN ISO 7200 überein, so dass die in Kopf und Titel des Dokuments aufgezeichneten Informationen mit den aufgezeichneten Metadaten übereinstimmen.
BEISPIEL: Nach Anwendung der Spezifikation in BS EN ISO 7200 hat ein Unternehmen eine neue Vorlage erstellt, die es ermöglicht, in den Dokumenten festzuhalten, wer das jeweilige Dokument erstellt, technisch geprüft und genehmigt hat.
Durch die Anwendung der Spezifikation in BS EN 82045-2 kann nun der Prozess der Überprüfung dieser Informationen digitalisiert werden, indem diese Informationen als Metadaten verwendet werden. Dies ermöglicht nicht nur eine schnellere Identifizierung und ein schnelleres Auffinden von Dokumenten, sondern auch die Überprüfung dieser Informationen, ohne das Dokument selbst öffnen zu müssen, was zusätzliche Zeit-, Kosten- und Sicherheitsvorteile bietet.
