س: ما سبب أهمية التشاور والمشاركة؟
سالي سوينجوود: التشاور والمشاركة مهمان للغاية لأنك تحتاج إلى اصطحاب الجميع معك.
كلما أشركت الناس أكثر ، زاد فهمهم لتحديات عملك ولماذا تفعل ما تفعله. إذا قمت بإشراكهم في عملية صنع القرار ، فمن المرجح أن يقبلوا بهذه القرارات ويلتزمون بها ، لأنهم يفهمون النتائج التي تبحث عنها والفوائد التي ستجلبها.
تعتبر استشارة العمال ومشاركتهم أكثر من مجرد مفيدة - فهي ضرورية. أي منظمة تسعى إلى تحسين الأداء من خلال نهج شامل للرفاهية في مكان العمل محكوم عليها بالفشل إذا كانت تعتمد فقط على فريق قيادة بعيد والملاحظات عن بعد من قبل الاستشاريين الخارجيين.
س: ما الفرق بين الاستشارة والمشاركة؟
سالي سوينجوود: غالبًا ما يخلط الناس بين التشاور والمشاركة وقد تعلمنا أنه في مختلف البلدان والثقافات في جميع أنحاء العالم ، هناك تفسيرات مختلفة للكلمات. هذا هو أحد أسباب تعريفها في معايير ISO. لذلك ، عندما تقرأ معيار نظام إدارة الصحة والسلامة المهنية ISO 45001 ، على سبيل المثال ، أو ISO 45003 ، فإن التشاور يتعلق بالاستماع إلى آراء العامل. المشاركة ، من ناحية أخرى ، أكثر نشاطا بكثير. يتعلق الأمر بإشراك هؤلاء العمال في صنع القرار.
س: كيف تبدو الاستشارة الجيدة والمشاركة؟
سالي سوينجوود: إن التشاور والمشاركة الجيدين يتعلقان ببناء ثقافة ثقة وثقافة آمنة حيث يشعر الناس أنه يمكنهم التحدث ويمكنهم حقًا أن يكونوا صادقين بشأن مخاوفهم وما يعتقدون أنه يجب القيام به حيالهم. إنه شامل. يشمل الجميع ، بغض النظر عن دورهم أو مكان عملهم ، أو ساعات عملهم ، بحيث يشمل ذلك عمال المناوبة ، والعاملين عن بعد ، وعمال المكاتب ، وعمال المصانع. إنها ليست مجموعة مختارة ، لأن تلك المجموعة المختارة لن تفهم بالتأكيد جميع القضايا. الشمولية هي المفتاح.
من الصعب تحديد أفضل الممارسات - سيختلف ذلك اعتمادًا على سياق المنظمة. لا يكفي إجراء استطلاع أو طلب التعليقات على القرارات التي تم اتخاذها بالفعل. لا تكسب الثقة أو تحصل على المشاركة بهذه الطريقة. تحتاج إلى إحضار الأشخاص معك لاتخاذ القرارات ثابتة في الممارسة.
على وجه الخصوص ، لضمان التشاور الفعال ، قد تضطر إلى التغلب على عقبات مثل:
محو الأمية واللغة - قد تكون هناك مستويات منخفضة من معرفة القراءة والكتابة في القوى العاملة ، أو قد لا تكون اللغة (اللغات) الرسمية للبلد هي اللغة (اللغات) الأولى لكثير من العمال. ضع في اعتبارك جوانب مثل:
ضمان تخصيص الوقت الكافي لإجراء اتصال فعال ثنائي الاتجاه
الاستعانة بمترجمين فوريين أو تدريب زملاء العمل على الترجمة
ترجمة المعلومات ، بعد التأكد أولاً من كتابتها بلغة واضحة
استخدام الرسوم البيانية والرسائل المصورة المفهومة عالميًا
تقديم دروس اللغة
الثقافة والتنوع - يجب على اللجان والممثلين أن يعكسوا القوة العاملة وأن يوفروا بيئات آمنة وشاملة للمناقشة. من الجدير بالذكر أن بعض العاملين قد يشعرون بعدم الارتياح أو التحفظ عند معالجة بعض القضايا.
يجب عليك أيضًا التأكد من مراعاة أنماط العمل المختلفة - مثل الدوام الجزئي ، والمناوبة ، والعاملين في المنزل - عند اتخاذ قرار بشأن أساليب وتوقيت الاستشارة والمشاركة.
من الضروري أيضًا التأكد من عدم وجود سبب يجعل العمال يخافون من الانتقام ، مثل الإجراءات التأديبية أو الفصل إذا أبلغوا عن مشكلات أو مخاوف. يمكن لسياسات الإبلاغ عن المخالفات أو غيرها من ترتيبات الإبلاغ المجهول أن تشجع المشاركة.
أخيرًا، إحدى أكثر الخطوات التي يتم تجاهلها ولكنها حاسمة في التشاور والمشاركة هي التغذية الراجعة في الوقت المناسب: ما هو الإجراء الذي تم اتخاذه بالفعل؟ ما الذي تغير؟ ما الفرق الذي أحدثته؟
س: ما هي الأدوات / النماذج / التقنيات الرئيسية التي يجب على أصحاب العمل استخدامها؟
سالي سوينجوود: لا توجد طريقة واحدة للاستشارة والمشاركة. ستعتمد الأدوات والتقنيات التي تستخدمها لإشراك الأشخاص واستنباط الملاحظات التي تحتاجها عليك وعلى وضعك والقوى العاملة لديك. ولكن يمكن أن تتضمن أشياء مثل المحادثات الفردية ، ربما بين مدير وعامل أو محادثات جماعية أكبر ، وحتى محادثات منظمة بأكملها ، إذا كان ذلك ممكنًا بالنسبة لك. لا يلزم أن تكون شخصيًا ، يمكن أن تكون افتراضية ، يمكن أن تكون على مكالمات الفيديو أو المكالمات الهاتفية. المفتاح هو استخدام كل ما يشعر الناس بالراحة معه ويقودهم إلى الثقة ببعضهم البعض والشعور بالأمان في التحدث. يمكنك أيضًا استخدام استبيانات الموظفين أو أدوات صندوق الأدوات أو لجنة رسمية إذا كان هذا هو الحل.
للتلخيص ، يجب أن تفكر في استخدام مزيج من الأساليب لاستشارة العمال ، بما في ذلك:
وجهاً لوجه مباشرة - يمكن أن تأخذ الاستشارة شكل مقابلات مجدولة ، أو محادثات غير رسمية ، أو اجتماعات رسمية ، لا سيما في مجالات مثل الصحة والسلامة المهنية. يمكن أيضًا ترتيب اجتماعات التركيز مع المجموعات أو القوى العاملة بأكملها. يمكن تعيين العمال في مجموعات العمل لاستكشاف طرق معالجة قضايا محددة مثل الصحة والسلامة النفسية.
من خلال ممثلي العمال - يمكنك استخدام الأساليب وجهًا لوجه للتشاور مع ممثلي العمال ، والتي قد تكون أكثر عملية في القوى العاملة الكبيرة ، أو يمكنك إنشاء لجنة رسمية مخصصة للعمال. بالنسبة لهذا الأخير ، تحتاج إلى النظر في أساليب عملها وتكوينها (التأكد من أنها شاملة وتمثيلية للقوى العاملة بأكملها) ، فضلاً عن جدول أعمالها ومتطلبات الدعم.
بشكل غير مباشر - يمكن أيضًا استشارة العمال بشكل غير مباشر ، باستخدام مجموعة متنوعة من الآليات ، مثل استبيانات الموظفين ، ومخططات الاقتراحات ، ولوحات الملاحظات ، والنشرات الإخبارية ، والمواقع الإلكترونية. يمكن ترتيب عناوين البريد الإلكتروني أو خطوط الهاتف المخصصة لتلقي ملاحظات العمال.
س: كم مرة يجب أن تتم الاستشارة والمشاركة؟
سالي سوينجوود: مرة أخرى ، سيعتمد ذلك على المنظمة وسياقها - ولكن اجعلها ذات مغزى. لا تحتاج بالضرورة إلى التشاور بشأن الأشياء الصغيرة ، ولكن أي شيء جوهري يحتاج إلى مدخلات ذات مغزى ودراسة متأنية لآراء أولئك الذين سيتأثرون بالقرار. إنهم بحاجة إلى فهم جميع القضايا والإيجابيات والسلبيات ذات الصلة.
س: كيف تختار المنظمة الأشخاص المناسبين للمشاركة في التشاور والمشاركة؟
سالي سوينجوود: يجب أن يشارك الجميع. كل واحد!
بشكل عام، لا يتعلق الأمر بكيفية الاختيار. المرة الوحيدة التي قد يختلف فيها ذلك هي المكان الذي يوجد فيه ممثلون رسميون للعمال يتواصلون مع الإدارة العليا في مؤسستك. ولكن حتى في ذلك الوقت ، يجب أن تكون حذرًا للغاية لأنه من غير المحتمل جدًا أن يكون الممثلون الفرديون قادرين على تمثيل كل عامل أو مجموعة من الأشخاص ذوي الاحتياجات المختلفة. إذا كان لديك ممثلون للعمال ، فتأكد من أنهم يمثلون حقًا ممثلين لهم ، وقد تشاوروا مع جميع الأشخاص الذين سيتأثرون.
س: كيف تدعم المنظمات الاستشارة والمشاركة عندما يعمل الناس من المنزل؟
سالي سوينجوود: لا يهم حقًا مكان إقامة الأشخاص أو كيفية عملهم ، ولا يتعين عليك أن تكون في نفس الغرفة مع أي شخص للحصول على مشاركة واستشارة فعالة. هناك العديد من الطرق للتعامل مع العمال إذا لم تتمكن من مقابلتهم شخصيًا. يمكن أن تكون طرق التشاور والمشاركة التي تستخدمها للاجتماعات الشخصية فعالة بنفس القدر في البيئة الافتراضية. في الواقع ، تشير الدلائل إلى أن التشاور والمشاركة يمكن أن يكونا أعلى عند عقد الاجتماعات بشكل افتراضي ، حيث قد يشعر العمال براحة أكبر ويميلون إلى أن يكونوا منفتحين وصادقين إذا لم يكونوا في نفس الغرفة مثلك.
المفتاح هو ضمان وصول العمال إلى هذه الأدوات. من المهم أيضًا عدم الاعتماد على طريقة واحدة ، مثل البريد الإلكتروني - قد يكون هذا جزءًا من مجموعة الأدوات ، لكن لا يمكنك افتراض أن البريد الإلكتروني قد تم استلامه وقراءته والأهم من ذلك أنه تم فهمه.
