D: Perché la consultazione e la partecipazione sono così importanti?
Sally Swingewood: La consultazione e la partecipazione sono così importanti perché bisogna riuscire a coinvolgere tutti. Più si coinvolgono le persone, più queste capiscono le sfide che bisogna affrontare come azienda e perché si sta facendo quello che si sta facendo. Se vengono coinvolti nel processo decisionale, è molto più probabile che accettino quelle decisioni e le rispettino, perché capiscono i risultati che si stanno cercando e i benefici che ne derivano.
La consultazione e la partecipazione dei lavoratori sono più che semplicemente vantaggiose, sono essenziali. Qualsiasi organizzazione che cerca di migliorare le prestazioni attraverso un approccio completo al benessere sul posto di lavoro è destinata a fallire se si affida esclusivamente a un team di leadership distante e alle osservazioni a distanza di consulenti esterni.
D: Qual è la differenza tra consultazione e partecipazione?
Sally Swingewood: La gente spesso confonde la consultazione e la partecipazione e abbiamo imparato che, in diversi paesi e culture del mondo, ci sono diverse interpretazioni delle parole. Questo è uno dei motivi per cui sono diventati termini definiti negli standard ISO. Così, quando si legge lo standard del sistema di gestione della salute e della sicurezza sul lavoro ISO 45001, per esempio, o ISO 45003, la consultazione riguarda l'ascolto delle opinioni del lavoratore. La partecipazione, invece, è molto più attiva. Si tratta di coinvolgere i lavoratori nel processo decisionale.
D: Come descriverebbe una buona consultazione e partecipazione?
Sally Swingewood: Una buona consultazione e partecipazione consistono nel costruire una cultura di fiducia, una cultura sicura in cui le persone sentono di poter parlare e possono essere davvero oneste su quali sono le loro preoccupazioni e su cosa pensano debba essere fatto al riguardo. È inclusivo. Include tutti, non importa il loro ruolo o dove si trova il loro posto di lavoro, o quali ore lavorano, quindi include lavoratori a turni, lavoratori a distanza, lavoratori d'ufficio e operai. Non è un gruppo selezionato, perché quel gruppo selezionato quasi certamente non capirà tutti i problemi. L'inclusività è la chiave.
È difficile definire le migliori pratiche, che varieranno a seconda del contesto dell'organizzazione. Non è sufficiente fare un sondaggio o chiedere un feedback su decisioni già prese. Non si guadagna la fiducia o si ottiene l'impegno in questo modo. Dovete coinvolgere le persone per far sì che le decisioni si applichino nella pratica.
In particolare, per assicurare una consultazione efficace, potreste dover superare ostacoli come:
- Alfabetizzazione e lingua - ci possono essere bassi livelli di alfabetizzazione tra la forza lavoro, o la lingua ufficiale del paese può non essere la prima lingua per molti lavoratori. Considerare aspetti come:
- Garantire un tempo adeguato per una comunicazione efficace nei due sensi
- Assumere interpreti o addestrare i colleghi a tradurre
- Tradurre le informazioni, assicurandosi prima che siano scritte in un linguaggio chiaro
- Usare infografiche e messaggi illustrati universalmente comprensibili
- Offrire corsi di lingua
- Cultura e diversità - i comitati e i rappresentanti dovrebbero riflettere la forza lavoro e fornire ambienti sicuri e inclusivi per la discussione. Vale la pena ricordare che alcuni lavoratori possono sentirsi a disagio o reticenti nell'affrontare alcune questioni.
Dovresti anche assicurarti di considerare i diversi modelli di lavoro - come il part-time, i turni e i lavoratori da casa - quando decidi i metodi e i tempi della consultazione e della partecipazione.
È anche essenziale assicurarsi che non ci sia motivo per i lavoratori di temere rappresaglie, come azioni disciplinari o licenziamenti, se riferiscono problemi o preoccupazioni. Le politiche di whistleblowing o altre opzioni di segnalazione anonima possono incoraggiare l'impegno.
Infine, uno dei passi più trascurati ma critici nella consultazione e nella partecipazione è il feedback tempestivo: quali azioni sono state effettivamente intraprese? Cosa è cambiato? Che differenza ha fatto?
D: Quali sono gli strumenti/modelli/tecniche chiave che i datori di lavoro dovrebbero usare?
Sally Swingewood: Non c'è un solo modo di attuare politiche di consultazione e partecipazione. Gli strumenti e le tecniche che usate per coinvolgere le persone e ottenere il feedback di cui avete bisogno dipendono da voi, dalla vostra situazione e dalla vostra forza lavoro. Ma possono includere cose come conversazioni uno a uno, magari tra un manager e un lavoratore o conversazioni di gruppo più allargate, anche conversazioni con l'intera organizzazione, se questo è fattibile per voi. Non c'è bisogno che siano di persona, possono essere virtuali, attraverso videochiamate o telefonate. La chiave è usare qualsiasi cosa con cui le persone si sentano a loro agio e che le porti a fidarsi l'una dell'altra e a sentirsi al sicuro nel parlare. Si possono anche usare sondaggi tra i dipendenti, strumenti del toolbox, o un comitato ufficiale, se è ciò che funziona.
Per riassumere, si dovrebbe considerare l'utilizzo di un mix di metodi per consultare i lavoratori, tra cui:
- Faccia a faccia in modo diretto - La consultazione può assumere la forma di colloqui programmati, chiacchierate informali facendo due passi, o riunioni formali, in particolare per aree come la salute e la sicurezza sul lavoro. Si possono anche organizzare incontri di approfondimento con gruppi o con l'intero personale. I lavoratori possono essere assegnati a gruppi di lavoro per esplorare modi per affrontare questioni specifiche come la salute e la sicurezza psicologica.
- Attraverso i rappresentanti dei lavoratori - È possibile utilizzare le opzioni faccia a faccia per consultare i rappresentanti dei lavoratori, il che potrebbe essere più pratico in caso di uno staff esteso, oppure è possibile istituire un comitato dei lavoratori dedicato e formale. In quest'ultimo caso, è necessario considerare il suo funzionamento e la sua composizione (assicurandosi che sia inclusivo e rappresentativo dell'intera forza lavoro), così come la sua agenda e i requisiti di supporto.
- Indirettamente - I lavoratori possono anche essere consultati indirettamente, utilizzando una varietà di metodi, come sondaggi del personale, sistemi di suggerimento, bacheche, newsletter e siti web. Indirizzi email dedicati o linee telefoniche possono essere organizzati per ricevere il feedback dei lavoratori.
D: Quanto spesso dovrebbero avvenire la consultazione e la partecipazione?
Sally Swingewood: Di nuovo, questo dipende dall'organizzazione e dal suo contesto, ma è importante. Non c'è necessariamente bisogno di consultarsi sulle piccole cose, ma qualsiasi cosa sostanziale ha bisogno di un input significativo e di un'attenta considerazione delle opinioni di coloro che saranno interessati dalla decisione. Hanno bisogno di capire tutte le questioni rilevanti, i pro e i contro.
D: Come fa un'organizzazione a selezionare le persone giuste da coinvolgere nella consultazione e nella partecipazione?
Sally Swingewood: Tutti dovrebbero essere coinvolti. TUTTI!
In generale, non è davvero una questione di come si seleziona. L'unica volta che potrebbe essere diverso è quando ci sono dei rappresentanti formali dei lavoratori che fanno da collegamento con il top management dell'organizzazione. Ma anche in questo caso, bisogna stare molto attenti perché è molto improbabile che i singoli rappresentanti siano in grado di rappresentare ogni singolo lavoratore o gruppo di persone con esigenze diverse. Se ci sono dei rappresentanti dei lavoratori, bisogna assicurarsi che siano veramente rappresentativi e che si siano consultati con tutte le persone che saranno interessate.
D: Come fanno le organizzazioni a sostenere la consultazione e la partecipazione quando le persone lavorano da casa?
Sally Swingewood: Non ha molta importanza dove le persone si trovano o come lavorano, e non è necessario essere nella stessa stanza con qualcuno per ottenere una partecipazione e una consultazione efficaci. Ci sono molti modi per coinvolgere i lavoratori se non si può incontrarli di persona. I metodi di consultazione e partecipazione che si usano per le riunioni di persona potrebbero essere altrettanto efficaci nell'ambiente virtuale. In effetti, i dati suggeriscono che la consultazione e la partecipazione possono essere maggiori quando le riunioni avvengono virtualmente, poiché i lavoratori possono sentirsi più a loro agio e più inclini ad essere aperti e onesti se non sono nella stessa stanza con i superiori.
La chiave è assicurarsi che i lavoratori abbiano accesso a questi strumenti. È anche importante non fare affidamento su un unico metodo, come l'email - questo può essere parte del toolkit, ma non si può dare per scontato che l'email sia stata ricevuta, letta e, soprattutto, compresa.
