BSI-voedselveiligheidsaudits tijdens de Coronaviruspandemie (COVID-19)

Voor operationele locaties waar geen fysieke audits kunnen plaatsvinden en waar geen audit wordt uitgevoerd, zal het certificaat met goedkeuring van het management van het BSI-schema met zes maanden worden verlengd. Verlengingen worden goedgekeurd door de BRCGS-programmamanager van het BSI en zijn gebaseerd op gedocumenteerde risico-evaluaties van acht uur:

1. Certificeringshistorie
2. Het COVID-19 noodplan van de locatie
3. Interne audits
4. Significante veranderingen
5. Klachten van klanten, terugroepingen en herroepingen
6. Management bijeenkomsten 

Non-conformiteiten kunnen nog steeds aan de orde worden gesteld en zullen door de site worden aangepakt volgens de standaard BRCGS-sluitingsperiode.

Zodra de site toegankelijk wordt, zal de volledige onsite audit normaal moeten plaatsvinden.

BRCGS Verpakking: Als uw site is gecertificeerd voor Issue 5, zal de risicobeoordeling worden uitgevoerd tegen Issue 5. Wanneer de reisbeperkingen worden opgeheven, moet zo snel mogelijk een volledige Issue 6-audit ter plaatse worden uitgevoerd.

BRCGS Gluten Free: Als uw site gebruik maakt van een programma van derden dat audits op afstand mogelijk maakt ter ondersteuning van het GFCP, kan het principe van de audit op afstand van derden worden gebruikt.

Onaangekondigde audits: Alle onaangekondigde audits worden opgeschort en zullen plaatsvinden als aangekondigde audits.

Nieuwe of transferklanten: BSI kan geen nieuwe of overplaatsende klanten accepteren zonder een fysiek bezoek ter plaatse. Daarom moeten klanten in het overdrachtsproces terugkeren naar hun oorspronkelijke certificeringsinstantie.

Afhankelijk van waar u zich in de certificerings- of auditcyclus bevindt, past BSI verschillende technieken toe op plaatsen waar men zich beperkt kan verplaatsen en/of waar de toegang beperkt is.

Certificeringsaudits: afhankelijk van de omstandigheden worden de certificeringsaudits tot zes maanden uitgesteld of vinden ze plaats met behulp van technologie voor het uitvoeren van audits op afstand. Om in aanmerking te komen voor een audit op afstand moet uw organisatie op voorhand aantonen dat uw site over de technologische mogelijkheden beschikt om audits op afstand te ondersteunen.

Hercertificatieaudits: als uit een risicobeoordeling blijkt dat er weinig risico's zijn verbonden aan het gebruik van technologie voor audits op afstand, dan wordt uw audit op deze manier uitgevoerd. Een on-site audit zal nog steeds nodig zijn wanneer de reis- en/of toegangsbeperkingen worden opgeheven. Als de resultaten van de risicobeoordeling niet wijzen op de geschiktheid van audits op afstand, kan uw certificaat met maximaal zes maanden worden verlengd, afhankelijk van de omstandigheden.

Certificeringsaudits: afhankelijk van de omstandigheden worden de certificeringsaudits tot zes maanden uitgesteld of vinden ze plaats met behulp van technologie voor het uitvoeren van audits op afstand. Om in aanmerking te komen voor een audit op afstand moet uw organisatie op voorhand aantonen dat uw site over de technologische mogelijkheden beschikt om audits op afstand te ondersteunen.

Bewakingsaudits: als uit een risico-evaluatie blijkt dat er weinig risico's verbonden zijn aan het gebruik van technologie voor audits op afstand, dan wordt uw audit op deze manier uitgevoerd. Een on-site zal nog steeds nodig zijn wanneer de reis- en/of toegangsbeperkingen worden opgeheven. Als de resultaten van de risicobeoordeling niet wijzen op de geschiktheid van audits op afstand, kan uw certificaat met maximaal zes maanden worden verlengd, afhankelijk van de omstandigheden.

Hercertificeringsaudits: als uit een risicobeoordeling blijkt dat het risico van het gebruik van technologie voor audits op afstand laag is, wordt uw audit op deze manier uitgevoerd. Een on-site audit zal nog steeds nodig zijn wanneer de reis- en/of toegangsbeperkingen worden opgeheven. Als de resultaten van de risicobeoordeling niet wijzen op de geschiktheid van een audit op afstand, kan uw certificaat, afhankelijk van de omstandigheden, met maximaal zes maanden worden verlengd.

Als uw Costco-audit normaal gesproken wordt uitgevoerd met behulp van een Costco addendum bij een GFSI-standaard, dan wordt uw Costco Addendum jaarlijkse hercertificeringsaudit op afstand geleverd als die GFSI audits op afstand toestaat. De manier waarop elke GFSI programma-eigenaar de reisbeperkingen beheert varieert, maar op dit moment bevatten ze verlengingsperiodes voor certificaten, audits op afstand en uitstel van de audit.

Indien uw bedrijf een No Visitation Policy heeft ingesteld, dient u op één e-mail uw beleid te sturen naar FSA@costco.com en foodglobal.admin@bsigroup.com om in aanmerking te komen voor een uitstel van drie maanden van uw audit.

Als uw bedrijf tijdelijk is gesloten, kan uw audit worden uitgesteld, maar u bent verplicht dit te melden in een e-mail aan FSA@costco.com en uw lokale BSI Customer Service Officer. U dient ook de datum op te nemen waarop u verwacht de productie weer te starten.

Voor operationele locaties waar geen fysieke audits kunnen plaatsvinden en waar het niet uitvoeren van een audit leidt tot een schorsing van het certificaat of het aflopen van een certificaat, zal de te ondernemen actie gebaseerd zijn op een risico-evaluatie. De risico-evaluatie zal bepalen of de gecertificeerde site zijn procedures en operaties heeft ontwikkeld/aangepast om de blijvende naleving van het FSSC-schema en de levering van veilige producten te verzekeren.

De gedocumenteerde risicobeoordeling zal de volgende punten beslaan:

• De geschiedenis van het beheersysteem voor de voedselveiligheid van het FSSC
• Eventuele hangende nalevingsactiviteiten of gerechtelijke procedures
• De huidige en verwachte toekomstige situatie van uw organisatie volgens IAF ID3:2011
  • 
    Noodparaatheid en -bestrijding, met inbegrip van de gevolgen van COVID-19, met inbegrip van wijzigingen in processen of diensten die na de COVID-19-epidemie zijn uitbesteed

• Belangrijke wijzigingen sinds de laatste auditPrestatiebeoordeling:Status of your FSMS objectives

• Status van de belangrijkste procesprestaties, met inbegrip van, maar niet beperkt tot, het toezicht op en de corrigerende maatregelen van OPRP's en CCP's   

• managementbeoordeling

• Interne audits: tijdens de gehele pandemie wordt verwacht dat gecertificeerde organisaties de frequentie van de interne audits verhogen ter ondersteuning van het FSMS en om de voedselveiligheid te waarborgen.

De uitkomst van uw risico-evaluatie zal de kortetermijnactie bepalen en beperkingen vaststellen.

Bewakingsaudits

Resultaat met laag risico: uw v4.1-certificaat blijft behouden en uw surveillance v5 upgrade-audit wordt binnen het kalenderjaar met maximaal zes maanden uitgesteld. De termijn tussen de audits van 2019 en 2020 mag niet langer zijn dan 18 maanden. De uitzondering geldt ook voor de eerste surveillance-audit na een eerste certificering.

Resultaat met hoog risico: uw v4.1-certificaat wordt geschorst.

De mogelijkheid om de GlobalG.A.P.-certificeringen met twaalf maanden te verlengen maakt al deel uit van het GLOBALG.A.P.-systeem. Om de door COVID-19 voorgestelde reis- en/of toegangsuitdagingen te helpen compenseren, kan dit met zes maanden worden verlengd aan de hand van een risicobeoordeling.

Er zijn een aantal omstandigheden waarin deze uitbreiding niet kan worden gebruikt, waaronder als:

1. Uw site op dit moment geen product produceert en binnen de verlengingsperiode verwacht u geen product te verkopen en de volgende verwachte oogst zal niet beginnen voor het einde van de verlenging van zes maanden.
2. U heeft niet aan BSI bevestigd dat uw site na de verlenging doorgaat met de certificering.
3. Uw site heeft een klacht die ter plaatse moet worden onderzocht.

Corrigerende maatregelen: als u kunt aantonen dat het voorleggen van corrigerende maatregelen niet mogelijk is binnen de normale termijn van 28 dagen, kan een extra verlenging van 28 dagen worden toegekend.

Hoe de ISO 22000-audits worden beheerd, hangt af van het type audit dat is gepland.

Fase 1-audits kunnen op afstand worden uitgevoerd, maar de fase 2-certificeringsaudit moet binnen zes maanden na de eerste fase plaatsvinden.

Fase 2 audits moeten worden uitgevoerd binnen zes maanden na de Fase 1 audit, maar audits op afstand zijn niet toegestaan.

Bewakingsaudits kunnen tot 6 maanden na de geplande auditdatum worden uitgesteld, maar moeten voor 31 december 2020 plaatsvinden. Om in aanmerking te komen voor het uitstel moet een risicobeoordeling onder leiding van het bureau voor de statistiek worden uitgevoerd die resulteert in een lage risicoclassificatie.

Hercertificeringsaudits kunnen tot 6 maanden na de geplande audit worden uitgesteld. Om in aanmerking te komen voor het uitstel, moeten een interview op afstand en een risicobeoordeling op basis van balansposten worden uitgevoerd, waarbij geen grote problemen worden vastgesteld. Deze activiteit komt niet in de plaats van de eigenlijke audit die na het uitstel nog steeds plaatsvindt.

McDonald's biedt verschillende oplossingen voor hun leveranciersauditprogramma.

SQMS Als uw SQMS audit normaal gesproken wordt geleverd met behulp van een SQMS addendum bij een GFSI standaard, als die GFSI audits op afstand toestaat, zal uw SQMS audit op afstand worden uitgevoerd. Als uw bedrijf niet wordt geaudit met behulp van een GFSI programma addendum en een fysieke on-site audit kan niet plaatsvinden, kan uw audit worden uitgesteld voor 90 dagen. Let op, de periode van 90 dagen zal opnieuw worden geëvalueerd als de pandemie zich ontwikkelt.

DQMP- en GAP-audits zijn 90 dagen uitgesteld. Let op, de periode van 90 dagen zal opnieuw worden geëvalueerd naarmate de pandemie zich ontwikkelt.

Onaangekondigde categorie 1 GMP-audits zullen worden uitgevoerd zoals aangekondigd.

Nieuwe leveranciers in het onboardingproces met McDonald's worden nog steeds gevraagd om te voldoen aan de gebruikelijke onboardingvoorwaarden op dit moment.

Hoe reis- en/of toegangsproblemen voor RSPO P&C-sites worden beheerd, hangt af van de fase waarin u zich bevindt bij het certificeren van uw site.

Eerste audits: worden uitgesteld tot reis- en/of toegangsbeperkingen en on-site audits kunnen plaatsvinden.

Bewakings- en hercertificatieaudits: kunnen tot zes maanden worden uitgesteld. Het totaal van zes maanden bestaat uit de reguliere drie maanden licentieverlenging plus nog eens drie maanden. Om in aanmerking te komen voor de extra drie maanden is een audit op afstand vereist. De audit op afstand vervangt uw audit ter plaatse niet, maar stelt deze alleen uit met de totale periode van zes maanden.

.

RSPO remote audit:

• Wordt niet gebruikt waar en wanneer audits ter plaatse mogelijk zijn.
• Kan alleen plaatsvinden na afloop van de reguliere verlenging van drie maanden, maar moet plaatsvinden voor het einde van de verlengde periode van drie maanden.

Zal zich richten op:

1. De lijst van door het RSPO-secretariaat geïdentificeerde P&C-indicatoren die op afstand kunnen worden geauditeerd en elke belangrijke niet-conformiteit moet worden afgesloten binnen de termijnen die in de P&C 2018 van de RSPO zijn opgenomen of voordat de licentieverlenging wordt ingediend (als dit niet gebeurt, wordt het certificaat opgeschort totdat een audit ter plaatse kan worden uitgevoerd).
2. Het beoordelen van de documentatie ter ondersteuning van de status van eventuele hangende non-conformiteiten uit uw vorige audit.

Als er een reisverbod geldt dat gevolgen heeft voor uw bedrijf, staat de RSPO momenteel audits op afstand toe voor de eerste certificering, bewaking en hercertificeringsaudits. Bij het uitvoeren van audits op afstand zal de documentatiebeoordeling (inclusief de aankoop en verkoop van gecertificeerd materiaal) worden uitgevoerd volgens de eisen van de RSPO Supply Chain Standard. PalmTrace management, inclusief Licentie uitbreiding, zal worden uitgevoerd volgens de huidige praktijk.

BSI kan een formeel verzoek indienen bij SQF met de vraag om die wijziging van maximaal zes maanden tot uw auditdatum door te voeren. Om ons verzoek aan SQF te ondersteunen, moeten we een gedocumenteerde risico-evaluatie opnemen die wordt uitgevoerd door een SQF-gekwalificeerde auditor.

De vier tot acht uur durende risicobeoordeling zal zich richten op:

• het niveau van het risico in verband met het toekennen van de wijziging van de auditdatum is voldoende laag

• documentbeoordeling die het risiconiveau van laag niveau voldoende ondersteunt

Onaangekondigde audits: Sites in het derde jaar van hun auditcyclus die een onaangekondigde audit vereisen, kunnen overstappen op een aangekondigde audit die in 2020 moet plaatsvinden en de verplichte onaangekondigde audit in 2021 laten uitvoeren door een kennisgeving aan de balanspost.

Bewakingsaudits: kunnen plaatsvinden met behulp van audits op afstand als uw risicobeoordeling laag is en aangeeft dat uw locatie deze dienst kan ondersteunen, zo niet dan is het alternatief om een verlenging van de bewakingsaudit met zes maanden aan te vragen.

Woolworths werkt zijn processen regelmatig bij.

De informatie hier is alleen van toepassing op de volgende WSE-audittypes: WSE Food Manufacturing Standard, Industry Standards (Egg Grading Floors and Meat - Retail Ready Packing Operations, Feedlot cattle Australia, Service Providers), Woolworths Liquor, Woolworths Produce Standard, HARPS, WSE Consumer Goods Program en Woolworths Ethical.

Als uw WSE-audit tussen nu en 30 juni 2020 is gepland, geldt het volgende voor uw site.

Als er geen beperkingen zijn om te voorkomen dat een BSI-auditor op bezoek komt, vindt uw audit zoals gepland plaats op locatie.

als er beperkingen zijn die een controle ter plaatse verhinderen:

1. Een audit op afstand wordt overwogen en vindt plaats op voorwaarde dat zowel uw organisatie als BSI hiermee akkoord gaan.
2. Als een audit op afstand niet mogelijk is, zal een Woolworth's Quality Specialist (WQS) een risicoanalyse uitvoeren volgens onderstaande optie (a, b, c of d).

a) Jaarlijkse controlefrequentie, GFSI-basis (al dan niet aanvaard door Woolworths)
De relevante WQS zal het risico nemen om de vorige auditgeschiedenis van uw site te beoordelen, evenals de klachten en de terugroep/intrekkingstrends. Voor sites met succesvolle beoordelingen geldt een verlenging van zes maanden. Als uw beoordeling niet succesvol is, zal een WQS contact met u opnemen om de vereisten voor een audit te schetsen, waarvoor mogelijk een audit op afstand moet worden uitgevoerd.

b) Halfjaarlijkse controlefrequentie, GFSI-basis (al dan niet geaccepteerd door Woolworths)
De relevante WQS zal het risico nemen om de vorige auditgeschiedenis van uw site te beoordelen, evenals de klachten en de terugroep/intrekkingstrends. Voor sites met succesvolle beoordelingen geldt een verlenging van drie of zes maanden. De duur van uw verlenging wordt bepaald door de kwaliteit van uw prestaties. Als uw beoordeling niet succesvol is, zal een WQS contact met u opnemen om de vereisten voor een audit te schetsen, waarvoor mogelijk een audit op afstand moet worden uitgevoerd.

c) Woolworths Supplier Excellence base (standalone) en Harmonised Australian Retailer Produce Scheme (HARPS).
De relevante WQS zal het risico nemen om de vorige auditgeschiedenis van uw site te beoordelen, evenals de klachten en de terugroep/intrekkingstrends. Afhankelijk van de resultaten van de beoordeling moet u een audit op locatie of op afstand ondergaan of wordt uw certificaat voor een periode van drie of zes maanden verlengd.