eDiscovery implementation

Combiniamo la nostra esperienza con le ultime tecnologie per configurare ed eseguire complessi progetti di eDiscovery locali e multigiurisdizionali. Seguiamo il modello di riferimento per l’individuazione elettronica (Electronic Discovery Reference Model, EDRM) come base per il progetto di individuazione elettronica.

Aiutiamo i clienti a trovare il giusto equilibrio tra supporto interno e gestito esternamente tramite il processo di eDiscovery, fornendo consulenza in ogni fase. Sia che si applichi il modello di riferimento per l’individuazione elettronica (Electronic Discovery Reference Model, EDRM) o equivalenti, forniremo supporto nell’allocazione di personale interno ed esterno, incorporando il processo scelto con una soluzione tecnologica idonea.

La gestione delle informazioni cerca di stabilire un framework comune e pratico per affrontare in maniera efficace il crescente volume e la crescente diversità delle informazioni, oltre a rischi, costi e complicazioni associati.

Un sistema di gestione delle informazioni focalizzato aiuta a garantire il successo di un progetto eDiscovery, grazie a:

• Rapida implementazione dei protocolli di eDiscovery per la raccolta e la preservazione di informazioni archiviate elettronicamente (Electronically Stored Information, ESI)
• Un’identificazione rapida e affidabile delle sorgenti dati potenzialmente rilevanti
• Sostanziali risparmi sui costi, non dovendo elaborare, rivedere e analizzare informazioni inutili

Disponiamo delle competenze per strutturare gli ambienti IT e progettare soluzioni di gestione delle informazioni. Pertanto, possiamo aiutare a stabilire le best practice per i cicli di gestione delle informazioni del cliente.

Conduciamo colloqui con le parti interessate nei reparti commerciale, legale e IT. In questo modo riusciamo a identificare i tipi di documenti rilevanti esistenti, come e dove sono archiviati questi dati e come interrogare al meglio i sistemi IT per estrarre i documenti in modo idoneo dal punto di vista forense. Aiutiamo le organizzazioni a trovare il modo migliore per pianificare ed eseguire l’identificazione con successo dei dati. 

Quando si verifica un evento trigger, è essenziale ottenere una chiara comprensione dei parametri del caso: i fatti, il valore, la strategia, il periodo, le parole chiave, i reparti/responsabili chiave inclusi i dipendenti precedenti, ecc.

Le strategie di riduzione dei dati sono il primo passo nelle valutazioni precoci di un caso. Ottenendo una comprensione del processo di raccolta dei documenti in anticipo, ne conseguono risparmi sui costi, oltre a un processo di revisione accelerato e risultati della revisione più uniformi.

Permettiamo alle organizzazioni di identificare rapidamente le informazioni pertinenti contenute in grandi raccolte di documenti. In questo modo, riescono ad avere maggiore controllo sul processo, riducendo al tempo stesso significativamente le raccolte dati e abbassando i costi di elaborazione.

Tutte le informazioni corrispondenti ai criteri predefiniti devono essere conservate. Una volta attivato l’obbligo di preservare, richiede il pronto isolamento per proteggere i dati potenzialmente rilevanti in modo legalmente difendibile, ragionevole, proporzionato, efficiente e verificabile. Allo stesso tempo, l’approccio deve essere personalizzato al fine di minimizzare i rischi.

Le informazioni archiviate elettronicamente (Electronically Stored Information, ESI) possono risultare volatili. I metadati (le informazioni sulle ESI) spesso indicano un contesto per i file, con gli unici indizi per la rintracciabilità identificata in fase di revisione. Questo richiede la conservazione per l’autenticazione di campi di metadati per i file elettronici (nome di file, informazioni sul percorso originale, autore, oggetto, date e ore di accesso, data di creazione e ultima modifica o salvataggio) in modo idoneo dal punto di vista forense.

Conosciamo tutte le importanti procedure, metodologie e degli strumenti necessari per preservare con successo tutti i documenti e i metadati associati.

Le richieste per controversie, richieste governative e indagini interne generalmente necessitano della raccolta di ESI e metadati associati, in modo legalmente difendibile, proporzionato in termini di costo, efficiente in quanto a tempo richiesto, verificabile e mirato, al fine di ridurre il rischio di esposizione delle informazioni sensibili.

Il feedback dalla raccolta di ESI tipicamente viene riproposto nel processo di identificazione, che potrebbe influire sull’ambito del processo di discovery elettronico in generale. 

L’attività di raccolta ESI deve essere svolta in modo idoneo dal punto di vista forense e deve rispettare il piano di raccolta concordato anticipatamente tra le parti coinvolte. Anche l’implementazione di funzionalità di controllo qualità (Quality Control, QC) è importante per verificare la completezza e la precisione delle ESI raccolte.

I nostri consulenti garantiscono che nessuna delle informazioni conservate sia compromessa.

Prima che i dati vengano rivisti, devono essere resi visibili. 

Per ridurre la quantità di dati trasmessi nelle fasi di elaborazione e revisione, combiniamo le funzionalità di speciali piattaforme di elaborazione e best practice, in termini di controllo qualità e procedure di convalida, per garantire che tutte le attività di elaborazione siano svolte secondo uno standard, in tempistiche ragionevoli e senza compromettere i dati o il processo di revisione.

• I duplicati vengono rimossi, in modo che un documento sia rivisto solo una volta
• Le e-mail vengono raggruppate in gruppi di conversazioni, per creare un contesto e rivederle in seguito nel processo
• I documenti simili vengono identificati e messi in relazione
• I documenti basati su immagini sono resi ricercabili a livello di testo
• I formati di file non più visibili sono convertiti, rendendoli consultabili
• I file di sistema privi di valore probatorio sono esclusi

L’analisi è una parte importante del processo di eDiscovery. Il suo obiettivo è infondere maggiore fiducia nella precisione del processo di revisione e identificazione, oltre ad aumentare la coerenza delle decisioni di revisione e codifica.

Inoltre, l’analisi comporta tempistiche di revisione più veloci e aiuta ad aumentare la difendibilità del processo di revisione.

Esistono diversi strumenti per favorire l’analisi di dati e contenuti. L’uso di tecnologie di revisione computerizzate è un’opzione comune insieme a molti altri metodi analitici.

Promuoviamo una fase di analisi per ridurre il volume di documenti trasmessi in revisione o per identificare rapidamente i documenti chiave dall’inizio.

Sebbene l’elaborazione sia essenziale, la revisione del documento è il passaggio principale di un flusso di lavoro di eDiscovery. Durante questa fase, i dati sono rivisti, analizzati, contrassegnati e redatti. Vengono preparati i log su privilegi e riservatezza. Utilizziamo metodi quali la revisione assistita da tecnologia (anche detta codifica predittiva), ricerche concettuali e revisioni di gruppi di e-mail. Questi sono solo alcuni dei metodi per completare una metodologia di revisione lineare.

La fase di produzione molto spesso viene sottovalutata in termini di complessità e grado di competenza richiesti. Il tipo di produzione varia in base a requisiti e parametri dei criteri concordati. A seconda del tipo di produzione (sia questa nativa, basata su immagini, ibrida o cartacea), è probabile che nascano diverse problematiche tecniche, che esigono attività di gestione dati personalizzate e strumenti alternativi per garantire che le produzioni siano pronte, controllate in quanto a qualità e consegnate in modo puntuale.