Eric, auditor bij BSI aan het woord
Eric van Tongeren werkt al meer dan 10 jaar als auditor bij BSI. Daarvoor heeft hij ervaring opgedaan in de industrie, als engineer, hoofd technische dienst en later als kwaliteitsmanager. Hij is tijdens zijn hele carrière betrokken bij ISO-schema's en auditeren. In dit interview leer je meer over Eric zijn werk als auditor en zijn lessen uit het vak.
Hoe ziet jouw werkdag als auditor eruit?
Wanneer ik voor het eerst naar een klant ga dan lees ik mij eerst goed in over interne stakeholders, zoals sales en planning. Bij bestaande klanten bekijk ik de rapportages van vorige audits. Verder krijg ik input vanuit de salesbrief met betrekking tot de onderzoeksscope en de voorberekende auditdagen. Ook doe ik een online vooronderzoek voordat ik bij de klant op kantoor kom.
De auditdag zelf begint ’s ochtends vroeg. Tijdens de auditdag heb ik een planning zodat ik de juiste mensen spreek voor de juiste onderdelen. Het doel van de audit is om een zo duidelijk mogelijk beeld te krijgen van de organisatie en om te ontdekken waar de verbeterpunten zitten ten opzichte van het schema. Al mijn bevindingen houd ik in mijn notities bij, op basis daarvan schrijf ik een rapportage.
Aan het einde van de dag is als het goed is alles besproken en geef ik een terugkoppeling. Dat is een verhaal wat goed moet lopen, wat ging goed, wat ging minder goed? Dan bespreek ik dit met de klant in de vorm van een na-discussie. De uitkomsten hiervan verwerk ik ook in het rapport.
Wat zijn leuke dingen in het werk, wat is minder leuk?
De veelzijdigheid is het leukst, de processen, de bedrijven, de mensen. Je leert ontzettend veel. Je komt bij veel soorten bedrijven, mkb, multinationals, productiebedrijven, handelsbedrijven, overheid, van alles! Je wordt geconfronteerd met overeenkomstige problemen over economie en wetgeving. Als techneut vind ik het ook leuk om de technische processen van een bedrijf te zien, de systematiek en creatieve oplossingen.
Rapporteren is een minder leuk aspect. Tijdens een audit gebeurt er veel en er zit nog wel eens tijd tussen en een rapportage schrijven is niet zó gepiept. Het is dan de uitdaging om beknopte en snelle samenvattingen te maken. De conclusies moet je goed onderbouwen en op een goede manier overbrengen.
Als auditor werk je alleen dat geeft veel vrijheid en veel verantwoordelijkheid, voor jezelf maar ook voor BSI. De een vindt dat leuk, anderen vinden dat iets minder. Hoewel je elkaar niet vaak ziet is de samenwerking met collega’s erg waardevol. Je leert dan echt wat van elkaar. De saamhorigheid is goed en dat moet ook zo blijven.
Welke talenten en eigenschappen passen het beste bij de rol van auditor?
Ervaring en een brede oriëntatie zijn belangrijk. Je moet weten hoe het bedrijfsleven in elkaar zit en je moet de logica herkennen erachter. Daarnaast is het goed om kritisch en nieuwsgierig te blijven naar het verhaal van de klant, je moet zin en onzin van elkaar kunnen onderscheiden.
Door jouw expertise ben je klankbord voor de klant, je moet voorbeelden kunnen geven. Daarom moet je diverse varianten van systemen uit kunnen leggen en dat kan pas als je het overzicht hebt in het bedrijfsklimaat.
Dat is vooral norm specifieke kennis, toen ik startte bij BSI wist ik bijvoorbeeld nog niet zo veel over milieumanagementsystemen. Door zelfstudie en tips van collega’s wist ik ook alles over deze norm en was ik klaar om daarop te auditen. Ook heb ik geleerd van autoriteiten zoals, SSCM, de arbo-wet en de Nen normen.
Ook heb ik geleerd gesprekstechnieken en communicatie. Bij een audit spreek je mensen van verschillende lagen in de organisatie. Dus je moet ook alle ‘talen’ spreken. Door de juiste vragen te stellen die passen in de belevingswereld van de persoon voer je een waardevol gesprek, zo ga je de organisatie écht begrijpen.
Als techneut vind ik IT systemen bijvoorbeeld heel leerzaam en interessant. Maar ik leer ook veel bij over andere vakgebieden zoals marketing, sales, inkoop, HR. Je kijkt bij zoveel processen achter de schermen terwijl je vroeger puur op je eigen afdeling werkte met jouw eigen visie.
Waarom ben je auditor geworden?
Het binnenkijken bij uiteenlopende bedrijven en mijn kennis en kunde inzetten voor het verbeteren van de organisatie van de klant.
Toen ik de overstap ging maken van de klantzijde naar externe auditor heb ik gesolliciteerd bij drie CI’s en bij BSI vond ik de meeste klik. Ik kende hun voorheen niet maar het was een prettig gesprek.
Ik vind het goed om te zien dat BSI zoveel grote bedrijven in zijn portefeuille heeft en ook kan behouden. We zijn bij veel klanten al heel lang de CI en dat is iets om trots op te zijn.
Heb je tips voor iemand die auditor wil worden?
Het is een interessante en uitdagende baan. Een auditor is geïnteresseerd in het wel en wee van de klant en vaardig genoeg om zijn normkennis en conclusies over te brengen.
Je moet een brede interesse hebben in organisaties en bedrijfsprocessen. Wanneer je bij bedrijven binnenkomt moet je die motivatie moet je ook uitstralen. Het is een verkeerd beeld wat mensen soms hebben van de auditor, een soort boekhouder met een rood potlood. Een auditor is iemand die oprechte interesse heeft in een bedrijf en aan de hand van de ISO-norm op zoek gaat naar toegevoegde waarde voor de klant. Het is essentieel om een eerlijke maar kritische rapportage te presenteren. Bijna alsof je de auditrapportage voor jezelf schrijft. Dan kun je bepalen of alle relevante informatie er in staat. Meedenken is waarde toevoegen.
Wat nog wel eens wordt vergeten is het hebben van plezier. Als auditor creëer je een open en ontspannen sfeer. Dat is voor de klant prettig maar ook voor jezelf.
