P: ¿Por qué son tan importantes la consulta y la participación?
Sally Swingewood: La consulta y la participación son muy importantes porque necesitas llevar a todos contigo.
Cuanto más involucres a las personas, más comprenderán los desafíos de tu negocio y por qué estás haciendo lo que estás haciendo. Si los involucra en el proceso de toma de decisiones, es mucho más probable que acepten esas decisiones y las mantengan, porque entienden los resultados que está buscando y los beneficios que traerán.
La consulta y participación de los trabajadores son más que meramente beneficiosas, son esenciales. Cualquier organización que busque mejorar el desempeño a través de un enfoque integral del bienestar en el lugar de trabajo está destinada al fracaso si se basa únicamente en un equipo de liderazgo distante y en las observaciones remotas de consultores externos.
P: ¿Cuál es la diferencia entre consulta y participación?
Sally Swingewood: La gente a menudo confunde consulta y participación y hemos aprendido que, en diferentes países y culturas alrededor del mundo, hay varias interpretaciones de las palabras. Esta es una de las razones por las que se han convertido en términos definidos en las normas ISO. Entonces, cuando está leyendo el estándar del sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional ISO 45001, por ejemplo, o ISO 45003, la consulta se trata de escuchar las opiniones del trabajador. La participación, por otro lado, es mucho más activa. Se trata de involucrar a esos trabajadores en la toma de decisiones.
P: ¿Cómo es una buena consulta y participación?
Sally Swingewood: Una buena consulta y participación consisten en construir una cultura de confianza, una cultura segura en la que las personas sientan que pueden hablar y ser realmente honestas sobre cuáles son sus preocupaciones y qué creen que se debe hacer al respecto. es inclusivo. Incluye a todos, sin importar su función o dónde se encuentra su lugar de trabajo, o qué horas trabajan, por lo que incluye a los trabajadores por turnos, trabajadores remotos, trabajadores de oficina y trabajadores de fábrica. No es un grupo selecto, porque es casi seguro que ese grupo selecto no entenderá todos los problemas. La inclusión es clave.
Es difícil definir las mejores prácticas; eso variará según el contexto de la organización. No basta con realizar una encuesta o pedir comentarios sobre las decisiones que ya se han tomado. No te ganas la confianza ni obtienes el compromiso de esa manera. Necesita traer personas con usted para que las decisiones se mantengan en la práctica.
En particular, para garantizar una consulta eficaz, es posible que deba superar obstáculos como:
Alfabetización e idioma: puede haber bajos niveles de alfabetización en la fuerza laboral, o los idiomas oficiales del país pueden no ser los primeros idiomas para muchos trabajadores. Considera aspectos como:
Garantizar que se reserve el tiempo adecuado para que se produzca una comunicación bidireccional eficaz.
Contratar intérpretes o capacitar a compañeros de trabajo para interpretar
Traducir información, habiéndose asegurado primero de que está escrita en un lenguaje claro
Uso de infografías y mensajes pictóricos universalmente entendidos
Ofreciendo clases de idiomas
Cultura y diversidad: los comités y representantes deben reflejar la fuerza laboral y proporcionar entornos seguros e inclusivos para el debate. Vale la pena recordar que algunos trabajadores pueden sentirse incómodos o reticentes a abordar ciertos temas.
También debe asegurarse de tener en cuenta diferentes patrones de trabajo, como a tiempo parcial, turnos y trabajadores a domicilio, al decidir sobre los métodos y el momento de la consulta y la participación.
También es esencial asegurarse de que no haya motivos para que los trabajadores teman represalias, como medidas disciplinarias o despidos, si informan problemas o inquietudes. Las políticas de denuncia de irregularidades u otros arreglos de informes anónimos pueden fomentar la participación.
Finalmente, uno de los pasos más pasados por alto pero críticos en la consulta y la participación es la retroalimentación oportuna: ¿qué acción se ha tomado realmente? ¿Que ha cambiado? ¿Qué diferencia ha hecho?
P: ¿Cuáles son las herramientas/modelos/técnicas clave que los empleadores deberían usar?
Sally Swingewood: No hay una sola forma de hacer consulta y participación. Las herramientas y técnicas que utilice para involucrar a las personas y obtener la retroalimentación que necesita dependerán de usted, su situación y su fuerza laboral. Pero puede incluir cosas como conversaciones uno a uno, tal vez entre un gerente y un trabajador o conversaciones de grupos más grandes, incluso conversaciones de toda la organización, si eso es posible para usted. No es necesario que sea en persona, puede ser virtual, puede ser en videollamadas o llamadas telefónicas. La clave es usar cualquier cosa con la que las personas se sientan cómodas y que les lleve a confiar unos en otros y sentirse seguros para hablar. También puede usar encuestas de empleados, herramientas de caja de herramientas o un comité oficial si eso es lo que funciona.
Para resumir, debe considerar el uso de una combinación de métodos para consultar a los trabajadores, que incluyen:
- Cara a cara directamente: la consulta puede tomar la forma de entrevistas programadas, charlas informales o reuniones formales, particularmente para áreas como la salud y seguridad ocupacional. Las reuniones de enfoque también se pueden organizar con grupos o con todo el personal. Los trabajadores pueden asignarse a grupos de trabajo para explorar formas de abordar problemas específicos, como la salud y la seguridad psicológicas.
A través de los representantes de los trabajadores: puede usar métodos cara a cara para consultar con los representantes de los trabajadores, lo que podría ser más práctico en fuerzas de trabajo más grandes, o puede establecer un comité de trabajadores formal y dedicado. Para este último, debe considerar su funcionamiento y composición (asegurándose de que sea inclusivo y representativo de toda la fuerza laboral), así como su agenda y requisitos de apoyo.
- Indirectamente: los trabajadores también pueden ser consultados indirectamente, utilizando una variedad de mecanismos, como encuestas de personal, esquemas de sugerencias, tablones de anuncios, boletines y sitios web. Se pueden organizar direcciones de correo electrónico o líneas telefónicas dedicadas para recibir comentarios de los trabajadores.
P: ¿Con qué frecuencia deben realizarse consultas y participación?
Sally Swingewood: Una vez más, eso dependerá de la organización y su contexto, pero hágalo significativo. No necesariamente necesita consultar sobre las cosas pequeñas, pero cualquier cosa sustancial necesita aportes significativos y una consideración cuidadosa de los puntos de vista de aquellos que se verán afectados por la decisión. Necesitan comprender todos los problemas relevantes, pros y contras.
P: ¿Cómo selecciona una organización a las personas adecuadas para que participen en la consulta y la participación?
Sally Swingewood: Todos deberían participar. ¡TODOS!
En términos generales, no es realmente una cuestión de cómo selecciona. La única vez que esto puede ser diferente es cuando hay representantes formales de los trabajadores que se comunican con la alta dirección de su organización. Pero incluso entonces, debe tener mucho cuidado porque es muy poco probable que los representantes individuales puedan representar a cada trabajador o grupo de personas con diferentes necesidades. Si tiene representantes de los trabajadores, asegúrese de que sean realmente representativos y que hayan consultado con todas las personas que se van a ver afectadas.
P: ¿Cómo apoyan las organizaciones la consulta y la participación cuando las personas trabajan desde casa?
Sally Swingewood: Realmente no importa dónde se encuentran las personas o cómo trabajan, y no es necesario estar en la misma sala con alguien para tener una participación y consulta efectivas. Hay muchas maneras de relacionarse con los trabajadores si no puede conocerlos en persona. Los métodos de consulta y participación que utiliza para las reuniones en persona podrían ser igual de efectivos en el entorno virtual. De hecho, la evidencia sugiere que la consulta y la participación pueden ser mayores cuando las reuniones se realizan virtualmente, ya que los trabajadores pueden sentirse más cómodos y más inclinados a ser abiertos y honestos si no están en la misma sala que usted.
La clave es garantizar que los trabajadores tengan acceso a estas herramientas. También es importante no depender de un solo método, como el correo electrónico; esto puede ser parte del conjunto de herramientas, pero no puede asumir que el correo electrónico ha sido recibido, leído y, lo que es más importante, entendido.
