مرونة مستدامة - أهم النصائح للحفاظ على استمرارية الأعمال

من الضروري أن تكون مؤسستك مستعدة ومجهزة بشكل جيد لتقليل المخاطر التي من الممكن أن تواجه نشاطك التجاري بفعالية.   

تعرف على أهم الخطوات حول كيفية الاستعداد والاستجابة بصورة أفضل، ضمن المرونة المطلوبة.

1. تحديد الأولوية للعمل

خفف من المخاطر التي يتعرض لها عملك من خلال تحديد عملياتك الحرجة وتطبيق منهجية للتهديدات التي تتعرض لها.

2. وضع خطة

ضع خطة تأخذ في الاعتبار العناصر السبعة اللازمة للحفاظ على نشاطك التجاري: المصادر (الداخليون والموردون)، والأداء المعياري المستند إلى اتفاقيات الإنتاج والمعايير، والعمليات، والأفراد، والمباني، والملف الخاص بالعلامة التجارية والإعداد.

3. وثق خطتك

قم بتوثيق خطتك بشكل جيد وتأكد من سهولة الوصول إليها، قم بالعمل مع أصحاب المصلحة الرئيسيين (بما في ذلك الموردين) لوضع خطط تضمن العودة للعمل بالشكل الطبيعي والتأكد من الموافقة عليها وتوثيقها.

4. التواصل

لا تدع خطتك تتراكم على الرف، تأكد من توصيل الخطط وفهمها وإتاحتها للموظفين الرئيسيين، وبالمثل، شارك الجوانب غير السرية مع العملاء وأصحاب المصلحة الرئيسيين الآخرين لتعزيز ثقتهم في قدرتك على الحفاظ على "العمل الطبيعي".

5. اختبر خططك

قم بتطبيق خطط استمرارية عملك في عدة بيئات افتراضية للتأكد من الأدوار والمسؤوليات والتعرف على ثغورها، ضمّن عملاءك وموردينك في تطبيقاتك، إن التطبيق والتنفيذ لا يستهدفان فقط التعرف على المخاطر المادية، بل المخاطر المعنوية، كمخاطر الأشخاص المحتملة، تحديات سلسلة التوريد والأقسام الإدارية.

6. حدد مورديك

قم بتحديد أهم الموردين وتأكد من ترتيباتهم لاستمرارية الأعمال بحيث تتناسب مع الأهداف والمتطلبات المحددة في عقدك، ضع في اعتبارك أيضًا إنشاء أكثر من مصدر واحد للإمداد أو زيادة مخزونك من الموارد الهامة.

7. ضمان التحسين المستمر

إذا لم تتم مراجعة خططك لبضع سنوات، فمن المحتمل ألا تفي بالمتطلبات الحالية، ستتعلم المنظمات المشاركة في إدارة استمرارية الأعمال بنشاط من عمليات التدقيق الداخلية والاختبارات ومراجعات الإدارة وحتى من الحوادث نفسها.

8. تماشي الأهداف التنظيمية

إن الخطط التي لا تنتهج المصداقية واستراتيجية المنظمة وأهدافها هي عرضة أكثر للفشل على المدى الطويل، لهذا، تأكد من أن خططك تسمح لك بالعودة للعمل وتشغيله بطريقة تعكس أهداف مؤسستك.

9. تأمين مؤسستك

يمكن أن يكون للاضطراب غير المتوقع تكلفة باهظة على الأعمال، لذا عليك تأمين مؤسستك ضد أسوأ السيناريوهات، يعد تأمين مسؤولية صاحب العمل مطلبًا قانونيًا في المملكة المتحدة ويمكن أن يساعد في تعويض الموظفين في حالة حدوث أزمة.

10. تضمين خطة اتصالات

إن تعيين متحدث رسمي رفيع المستوى لتقديم خطة اتصالات إرسال رسائل واضحة إلى أصحاب المصلحة، وتعزيز الثقة في قدرة مؤسستك على التعافي هو نصف المعركة في استمرارية الأعمال.