Các dịch vụ vận chuyển

Chương trình Kitemark cho các dịch vụ vận chuyển đồ đạc

Các tiêu chuẩn Châu Âu cho các dịch vụ vận chuyển đồ đạc, BS EN 12522 phần 1 và 2, được công bố bởi BSI, cho phép các khách hàng tiềm năng xác định, so sánh các dịch vụ được cung cấp bởi các công ty vận chuyển, có lợi từ cạnh tranh công bằng trong thị trường mở. 

Biểu tượng Kitemark được hiển thị bởi công ty vận chuyển chứng minh sự cam kết liên tục đối với chất lượng dịch vụ, mang lại niềm tin cho các khách hàng tiềm năng với các dịch vụ vận chuyển đồ đạc được tiến hành một cách chuyên nghiệp.

Người được cấp giấy phép Kitemark được yêu cầu để hệ thống kiểm soát toàn diện đúng chỗ để đảm bảo chắc chắn dịch vụ cung cấp đáp ứng tiêu chuẩn yêu cầu

Chương trình Kitemark nhằm mục đích bảo vệ lợi ích khách hàng đối với cung cấp dịch vụ vận chuyển đồ đạc có thể không tuân thủ các tiêu chuẩn ngành. 

Chương trình BSI Kitemark sẽ ngày càng được công nhận khi đã xác định các tiêu chuẩn dịch vụ khách hàng mà các công ty vận chuyển nên tuân thủ. 

BS EN 12522-1 & 2 Các hoạt động vận chuyển đồ đạc- Vận chuyển đồ đạc cho các cá nhân độc lập 

Đặc điểm và cung cấp dịch vụ
Các tiêu chuẩn xác định yêu cầu đối với:

  • Tiếp xúc ban đầu và thông tin sơ bộ
  • Đặc điểm dịch vụ vệ sinh văn phòng
  • Các tài liệu hợp đồng và luật định
  • Cung cấp dịch vụ vệ sinh văn phòng
  • Năng lực cán bộ và đào tạo
  • Dịch vụ sau bán hàng, ví dụ phản hồi khách hàng sau hợp đồng
  • Kiểm soát chất lượng dịch vụ

Các yêu cầu gồm chuyên môn nghiệp vụ nhân viên, sự phù hợp các vật liệu vận chuyển, thiết bị đóng gói, các thủ tục bồi thường trong trường hợp khiếu nại tổn thất hoặc thiệt hại.

Ngoài ra, BSI tiến hành đánh giá độc lập cơ sở, quy trình, dịch vụ cung cấp để chắc chắn tất cả các yêu cầu đều được đáp ứng. Các đánh giá bao gồm phản hồi từ phía khách hàng, các con số đo lường được lấy để giải quyết lại các vấn đề có thể phát sinh. 

Kiểm tra định kỳ các cơ sở cũng như tiến hành các giao dịch kín đảm bảo chất lượng dịch vụ luôn được duy trì liên tục. 

Các khách hàng có thể mong chờ điều gì? 
Cam kết dịch vụ Kitemark có nghĩa:

  • Nhân viên sẽ đúng giờ, lịch sự, trung thực trong các giao dịch với khách hàng
  • Các văn bản báo giá chi tiết sẽ được cung cấp với các điều khoản thanh toán
  • Các loại vật liệu đóng gói, thiết bị, động cơ sẽ được sử dụng phù hợp
  • Hỗ trợ các thủ tục bồi thường trong tình huống khiếu nại tổn thất hoặc thiệt hại

Khiếu nại nhầm lẫn
Bất kỳ nhà cung cấp hoặc cung cấp dịch vụ có thể khiếu nại sự tuân thủ tiêu chuẩn - đó là trách nhiệm để đảm bảo khiếu nại không nhầm lẫn

Chỉ Kitemark thực hiện bảo đảm BSI độc lập dịch vụ đáp ứng tiêu chuẩn được yêu cầu. 


Hợp đồng phụ

Nhà cung cấp dịch vụ sẽ không làm hợp đồng phụ bất kỳ dịch vụ vận chuyển đồ đạc hay công ty nào khác mà không có sự cho phép từ BSI. Những hoạt động nhỏ có thể là đối tượng được hợp đồng phụ để tuân thủ theo các yêu cầu BS EN 12522. 
Khi bất kỳ dịch vụ nào được hợp đồng phụ, người được cấp chứng nhận sẽ giám sát các nhà thầu phụ. Các thỏa thuận bên dưới có thể được xem xét để chấp nhận:

  • Các cuộc kiểm tra được tiến hành bởi người được cấp giấy phép với đầy đủ biên bản được giữ, sẵn sàng cho các cuộc điều tra trong suốt các lần BSI giám sát 
  • Nơi mà nhà thầu phụ giữ chứng nhận bên thứ 3 cho phạm vi các hoạt động có liên quan, giấy chứng nhận phù hợp được cung cấp không điều tra các hoạt động được yêu cầu bởi người được cấp phép. 

Tuyên bố phù hợp / Yêu cầu nhãn hiệu

Thông báo từ nhà cung cấp việc tuân thủ tiêu chuẩn gồm các thông tin sau trên tờ vận đơn giao nhận / tuyên bố hoàn thành công việc giao nhận:

  • Tên và địa chỉ của nhà cung cấp dịch vụ vệ sinh văn phòng
  • Số và ngày của tiêu chuẩn i.e.c. BS EN 12.522: 1998.
  • Việc sử dụng chứng nhận Kitemark® phải phù hợp với tài liệu ISO PS 028 "Làm thế nào để sử dụng chứng nhận Kitemark®".
  • Khi sử dụng chứng nhận Kitemark® trong kết nối với bất kỳ khía cạnh nào của chương trình này, định dạng Kitemark® với tiêu chuẩn BS EN 12522 ngay bên dưới và chính giữa chứng nhận Kitemark®.
  • Các chứng nhận Kitemark® có thể được hiển thị trên các phương tiện, tài liệu công ty, vận đơn, giấy viết thư, hóa đơn, v..v, tuy nhiên chỉ trong trường hợp được áp dụng riêng cho các phạm vi chứng nhận Kitemark®, ví dụ như các chứng nhận Kitemark không áp dụng cho thùng và vật liệu đóng gói có thể sử dụng cho các cá nhân và thương mại.

--

Chương trình Kitemark® là chương trình tự nguyện gồm các dịch vụ vệ sinh văn phòng tối thiểu theo BS EN 12522. (Chương trình không bao gồm dịch vụ bổ sung hoặc tùy chọn được liệt kê trong BS EN 12.522-1 khoản 4.4 “Khuyến nghị cho dịch vụ bổ sung, tùy chọn')

Các thông tin sau đây cung cấp hướng dẫn cho người nộp đơn mới và người được cấp phép hiện tại giống như quá trình ứng dụng và chương trình yêu cầu liên tục.

Yêu cầu chương trình
Chương trình gồm các thành phần sau:

  • Hoạt động trước chứng nhận
  • Đánh giá các hệ thống chất lượng
  • Đánh giá dịch vụ
  • Đánh giá sự hài lòng từ khách hàng
  • Khuyến nghị chứng nhận và quyết định
  • Gíam sát liên tục

Trước chứng nhận

Đánh giá hệ thống chất lượng
Đại diện BSI đánh giá “hệ thống chất lượng" nhà cung cấp dịch vụ đối với các yêu cầu tiếp cận chất lượng BS EN 12.522-2 khoản 4, Kế hoạch chất lượng nhà cung cấp (xem hướng dẫn kế hoạch chất lượng) đồng thời báo cáo kết quả cho người quản lý chương trình

Đánh giá dịch vụ
Đại diện BSI đánh giá cung cấp dịch vụ vệ sinh văn phòng thông thường đối với BS EN 12522-2 khoản 3, báo cáo kết quả cho người quản lý chương trình. Điều này bao gồm việc kiểm tra giám sát mức độ hài lòng khách hàng trong cung cấp dịch vụ thực hiện sau khi hoàn thành hoạt động vệ sinh văn phòng Xem BS EN 12522 khoản 3.4. Dịch vụ sau bán hàng.

Đánh giá sự hài lòng từ khách hàng
Đánh giá thông tin về sự hài lòng từ khách hàng sẽ được thực hiện bởi quản lý chương trình, dựa trên bảng điều tra nhận được từ khách hàng, hoặc thông qua việc xem xét chữ ký trên vận đơn giao nhận/ công bố hoàn thành cung cấp dịch vụ hoặc trực tiếp từ khách hàng. Điều này sẽ bắt đầu từ ngày cấp phép Kitemark®, lúc đó dữ liệu trong ít nhất ba tháng được xem xét.

Chứng nhận

Khuyến nghị chứng nhận
Trong trường hợp hệ thống chất lượng, dịch vụ đáp ứng các yêu cầu, quản lý chương trình sẽ đưa ra khuyến nghị để chứng nhận Kitemark® được cấp.

Giấy phép Kitemark
Khi khuyến nghị cấp giấy chứng nhận được chấp nhận, giấy phép sử dụng chứng nhận Kitemark® được cấp cho khách hàng. Giấy phép cung cấp đầy đủ chi tiết để xác định các hoạt động dịch vụ có thể được kết hợp với chứng nhận BSI Kitemark®.

Giám sát liên tục

Các lần đánh giá
Tiếp theo vấn đề của giấy phép Kitemark®, đại diện BSI thực hiện đánh giá liên tục mỗi năm một lần. Thời gian đánh giá phụ thuộc vào một số yếu tố, gồm số lượng nhân viên, chứng nhận hiện tại và hiệu quả hoạt động thực hiện đánh giá trước đó.

Gíam sát phản hồi khách hàng
Bảng điều tra về sự hài lòng từ khách hàng sẽ được xem xét định kỳ bởi quản lý chương trình về cung cấp dịch vụ giám sát độc lập


Hướng dẫn kế hoạch chất lượng

Kế hoạch chất lượng cần thiết cho các dịch vụ vệ sinh văn phòng tối thiểu. Kế hoạch chất lượng nên xác định các hoạt động đặc biệt cần thiết để đảm bảo việc tuân thủ liên tục với các yêu cầu của tiêu chuẩn.
Các hoạt động được bổ sung cho những hoạt động được thực hiện theo cách tiếp cận chất lượng "vệ sinh văn phòng" quy định tại khoản 4 BS EN 12522-2 hoặc hệ thống chất lượng tới BS EN ISO 9001.

Nội dung kế hoạch chất lượng
Tài liệu này phải được kiểm soát chặt chẽ, được ủy quyền cũng như nộp bản sao cho BSI để xem xét tài liệu chất lượng công ty. Khi được chấp nhận và cấp giấy phép Kitemark®, Kế hoạch chất lượng được lưu trữ và sửa đổi sẽ được đệ trình cho BSI chấp nhận trước khi triển khai.

Phần sau đây cung cấp hướng dẫn về mục đích chứng nhận, cũng như các nội dung Kế hoạch chất lượng có thể chấp nhận được trong phần lớn các trường hợp. Cần nhấn mạnh điều này đưa ra tình huống mẫu, có thể không áp dụng được trong mọi tình huống. Trường hợp bất kỳ yêu cầu nào tại đây được xác định không phù hợp, có thể có thỏa thuận lựa chọn thay thế.

Kế hoạch chất lượng có thể tham khảo với tài liệu hướng dẫn cách tiếp cận chất lượng hoặc hệ thống chất lượng thích hợp. Không cần sao chép thông tin có trong hệ thống chất lượng.

Các yêu cầu chung của kế hoạch chất lượng

Kế hoạch chất lượng phải phản ánh các yêu cầu tiêu chuẩn bao gồm nhưng không giới hạn điều sau đây:

  • Xử lý và đóng gói thiết bị, và/ hoặc các đặc điểm kỹ thuật nguyên liệu với các chỉ tiêu kiểm tra và/ hoặc chỉ tiêu chấp nhận.
  • Chi tiết về bao bì, thu thập, hoạt động giao nhận cũng như quy trình, xác định các hoạt động quan trọng, các thủ tục kiểm tra, nghiệm thu, tiêu chí từ chối. Điều này bao gồm lưu đồ các hoạt động chính, giai đoạn thanh tra/ kiểm tra nếu thích hợp
  • Thủ tục xử lý các hoạt động không phù hợp hoặc dịch vụ, ví dụ xác định, hành động khắc phục, hành động để ngăn ngừa tái phát.
  • Thủ tục kiểm tra cuối cùng để hoàn thành các hoạt động dịch vụ vệ sinh văn phòng cùng dịch vụ sau bán hàng, bao gồm tần suất, phương pháp.
  • Tài liệu tham khảo về cách tiếp cận chất lượng hoặc hệ thống chất lượng. Nếu các điểm bao gồm hướng dẫn chất lượng, tài liệu tham khảo cho phần riêng biệt được chấp nhận.
  • Hiệu chuẩn bất kỳ thiết bị đo lường đặc biệt và thiết bị kiểm tra được sử dụng

Vận chuyển thương mại

Di chuyển thiết bị văn phòng, kinh doanh, đồ đạc, hàng hóa

Để đạt được chứng nhận Kitemark, công ty bạn sẽ cần được đánh giá dựa trên các tiêu chuẩn xây dựng trong PAS 126:2008

Nếu bạn đã là thành viên BAR, công ty bạn có thể tuân thủ theo nhiều yêu cầu. Trong trường hợp này, bạn có thể chọn tiến hành trực tiếp đánh giá. Mỗi chi nhánh công ty bạn, đăng ký Kitemark phải hoàn thành đánh giá. 

Dành lợi thế Kitemark

  • Tăng tiềm năng kinh doanh 
  • Vượt qua các đối thủ 
  • Củng cố tên tuổi, danh tiếng công ty 
  • Truyền bá các dịch vụ khách hàng chất lượng cao công ty bạn. 

Các tiêu chuẩn dịch vụ: 

  • PAS 126:2008 xác định các yêu cầu cho…
  • Các đặc điểm dịch vụ 
  • Thông tin sơ khảo
  • Các văn bản hợp đồng
  • Năng lực nhân viên, đào tạo
  • An ninh tài sản 
  • Bảo vệ tài sản
  • Phản hồi khách hàng
  • Kiểm soát chất lượng dịch vụ

Những người được cấp chứng nhận được hỗ trợ thông qua các chương trình quảng cáo công ty tại các Trang vàng, Thư mục Thompson, giúp nâng tầm hồ sơ công ty bạn.